合并列印与好用的工具.PPT

GoTop--電腦入門實務2003年版 吳權威 呂琳琳 編著 第8章 合併列印與好用的工具 目錄 8-1　什麼是Mail Merge 8-2　合併列印的基本技巧 8-3　使用現成的資料庫 8-4　列印郵寄信封 8-5　列印郵寄標籤 8-6　好用的工具 8-7　關於合併列印與好用工具的二三事 8-1　什麼是Mail Merge 簡單的說，Mail Merge就是利用檔案合併的功能，把資料庫的每一筆資料填入預先製作好的文件中，以便把同一份文件分送給不同的對象，例如：您寫好一封問候信，希望郵寄給十位朋友，只要利用Mail Merge的功能，電腦就會自動產生十封問候信，這十封問候信的內容相同，但是問候的對象卻不一樣。 Mail Merge功能示意圖如下： 由於檔案合併經常應用於信件處理的相關事務，所以老外就把它命名為Mail Merge，Mail是指信件，Merge是合併的意思。 8-2　合併列印的基本技巧 8-2.1　建立主文件 8-2.2　建立資料庫 8-2.3　在主文件中插入資料庫欄位名稱 8-2.4　檢查與列印文件 建立主文件： 什麼是主文件呢？以信件為例，信件內容就是主文件，而郵寄名單就是資料庫，其中建立主文件是合併列印的第一步。 建立主文件的操作方法如下： 建立主文件的補充說明： 主文件和一般文件的編輯方式完全相同，您可以用編輯一般文件的方法，在主文件中輸入、修改、刪除、放大、縮小、編排文字。 當然，您也可以開啟已製作好的文件來當做主文件。 建立資料庫： 執行合併列印檔案的設定時，資料庫就是想要合併到主文件的資料，例如：通訊錄就是可以合併到主文件的資料庫。 資料庫是由多筆記錄所組成，而每一筆記錄又有多個欄位（例如：姓名、電話、電子郵件地址、地址等）。 合併列印所需的資料庫，其實是利用Word的表格功能所產生的資料，而為了方便編輯資料庫，下面將介紹簡易的資料庫產生方法。 建立資料庫的操作方法如下： 完成後： 會自動產生一個Access的資料庫檔案，且每當開啟主文件的同時，主文件就會自動連結資料庫檔案。 在主文件中插入資料庫欄位名稱： 完成前面兩小節的主文件和資料庫的設定後，只要選擇合併列印工具列的 插入合併欄位鈕，就可以在主文件中插入資料庫欄位名稱。 插入資料庫欄位名稱的操作方法如下： 完成後： 合併欄位「姓名」就會出現在主文件上，畫面顯示如下： 按照上述的方法，可以在同一個主文件上插入多個合併欄位。 檢查與列印文件 為了確定合併的文件正確無誤，最好先利用檢視合併資料功能核對一下，再執行合併文件。 檢查與列印文件的操作方法如下： 檢查與列印文件的補充說明： 如果合併文件暫時不需列印出來，可以選擇 合併至新文件鈕，產生合併後的檔案。 若合併列印的格式是信件，主文件有一頁，產生的合併檔案中，每一筆資料會佔用一頁，資料庫中有100筆資料，就有100頁，您可以把這個檔案儲存起來，或選擇其中的資料印出來。 8-3　使用現成的資料庫 8-3.1　使用Outlook連絡人 8-3.2　使用Word或Excel的表格檔案來合併 列印 使用Outlook連絡人： 若您已經將通訊資料建立在Outlook的連絡人中，可以直接合併至Word的文件中。 利用連絡人的通訊資料合併至Word文件的操作方法如下： 完成後： 就會將連絡人資料夾中的資料合併到新文件中，畫面顯示如下： 使用Word或Excel的表格檔案來合併列印： 利用Word的表格功能製作完成的文件，也可以當作合併列印的資料來源。 例如在下面的表格中輸入資料，然後儲存起來，就可以做為資料來源檔案。 以Word表格檔案為資料來源的合併列印操作方法如下： 完成後： 利用合併列印功能產生新檔案後，選擇鍵盤上的 或 鈕，就可以看到所有的合併資料，畫面顯示如下： 使用Word或Excel表格檔案為資料來源的合併列印補充說明： 在Excel中建立的資料也可以做為合併列印的資料來源，只要在選取資料來源視窗中的檔案類型選單中選擇Excel檔案，出現選取表格視窗後，選擇資料所在的工作表名稱，然後選擇 鈕，再依照 ~ 的方法，即可以完成合併列印。 8-4　列印郵寄信封 8-4.1　合併列印收件人的姓名地址 8-4.2　產生信封列印檔 合併列印收件人的姓名地址： 信封上的寄件人是固定的，而收件人可透過合併列印來產生，省去一一輸入資料的麻煩。 合併列印收件人姓名和地址的操作方法如下： 合併列印收件人姓名和地址的補充說明： 除了輸入文字資料之外，您也可利用插入/圖片/從檔案功能，插入公司Logo商標圖。 經過前面的操作，合併列印信封的設定工作即為完成！回到Word視窗後，接