公司部门活动经费管理规定.doc

公司中心/部门活动经费管理规定 一、目的。为规范公司内部各中心/部门活动经费的管理及使用，适应公司文化建设工作发展的需要，增强公司团队凝聚力，进一步管好、用好活动经费，切实发挥活动经费的作用，特制定本管理规定。 二、适用范围。公司各中心/部门。 三、活动经费核算时间及标准 （一）每年1月初核算当年1月—6月（上半年）各中心/部门的活动经费；每年7月初核算当年7月—12月（下半年）各中心/部门的活动经费。 （二）活动经费标准为：1000元/人/年。即500元/人/半年，且员工在上半年内只能以500元/人/半年的标准开展活动，上半年不得预支下半年的活动经费，但上半年剩余的经费可留到下半年使用。 （三）人力行政中心每半年将根据各中心/部门人数对活动经费进行核算，若中心/部门内部人员有增减，则按照每半年内部门实际人数核算活动经费。 如：A部门有10名员工，则该部门上半年活动经费为500元/人/半年×10人=5000元/半年；若该部门下半年人数为8人，则其下半年活动经费为500元/人/半年×8人=4000元。A部门全年活动可支配经费为5000元+4000元=9000元。 （四）经费的使用方法：由主办者先自行垫付或向公司借款作为活动费，在活动结束后5个工作日内（遇节假日可顺延），将活动费用报销凭据及发票递交至公司进行报销。 （五）活动费用超支部分由中心/部门或个人自行承担，剩余部分可逐年累计。 （六）每次活动开展后人力行政中心需对各中心/部门当期开展活动情况及费用总开支进行统计汇总，制作当期活动开展统计表格。并于年底制作《公司年度各中心/部门活动开展情况汇总表》及撰写分析报告。 四、使用原则 （一）中心/部门自主支配原则。由各中心/部门经理（负责人）支配和管理本中心/部门活动经费，活动经费使用情况不对本中心或中心/部门公布，仅对公司负责。各中心/部门经理（负责人）应本着公平、公正原则对本中心/部门活动经费进行合理分配和使用，可将经费作为奖励分配给其中的一个部门或几个部门，亦可奖励予个人或可用于非部门等有意义的事宜，如进行慈善或公益活动。奖励形式以物质奖励为主，不得以现金发放形式进行奖励。经费开支应合理、节约，切勿铺张浪费。 （二）经费分配及使用形式多样化原则。活动经费使用方式可由各中心/部门根据实际情况自行决定，活动形式不限，活动前需明确每次活动的主题及内容，尽量实现活动形式多样化，多以文化学习、文体活动等有益于员工身心健康的方式为主，尽可能减少“一活动，就聚餐”的情况。使活动更具有加深中心/部门成员情感、增强团队凝聚力的意义。 注：1.多个独立中心/部门可跨部门与其他中心/部门共同开展联谊活动，公司亦倡导这种活动方式。 2.各中心/部门组织开展活动时请选择安全性高的项目，在开展户外活动时务必注意员工的人身安全。切勿从事违法犯罪活动，否则后果自负。 （三）每半年内务必举办1次中心/部门整体的活动，即全年内须举办2次中心/部门的整体活动。全员均须参加中心/部门内举办的整体活动，中心/部门经理（负责人）应确保活动参与出勤率达100%，特殊情况除外。 （四）每次各中心/部门内部整体活动或跨部门联谊等规模相对较大的活动开展前，需由指定人员提前3日填报《活动开展报备单》（模板详见附件），并提交至人力行政中心备案。 （五）人力行政中心有义务积极协助、配合各中心/部门经理组织开展活动。 五、活动报备流程 （一）整体活动及跨部门联谊活动报备流程 1.活动前：确定活动主题及内容→于活动开展前3个工作日填报《活动开展报备单》（详见附件）→交部门负责人签字→提交至人力行政中心备案。 2.活动后：于5个工作日内将报销有效单据交人力行政中心进行记录核准→办理报销手续。 （二）中心/部门内部小范围活动流程 活动后：于5个工作日内将有效报销单据及《部门内部活动表单》（详见附件）交人力行政中心进行记录核准→办理报销手续并附《部门内部活动表单》（详见附件）。 六、活动情况统计 人力行政中心负责各中心/部门的活动开展及费用使用情况统计，并建立公司全年活动开展记录档案。活动开展统计分为平时活动统计及全年汇总统计两种类型。 （一）平时活动统计 人力行政中心将根据各中心/部门平时活动开展情况及提交的《中心/部门内部活动报备单》以月度为单位分别对各中心/部门所开展的活动及费用金额进行统计，以此作为年度汇总的数理依据。 （二）全年活动汇总统计 12月底人力行政中心对各中心/部门全年开展的活动及费用进行统计汇总→制作《公司年度活动开展情况汇总表》（详见附件）→由人力行政中心撰写公司全年活动开展情况分析报告→报总经理审阅。 七、经费管理负责人 （一）总经办：负责采购部及技术研究部的活动经费管理 （二）营销中心：中心副总 （三）财务中心：中心经理 （四）制造中心：中心经理 （五）品