展览会现场服务与管理.ppt

展览会现场服务与管理 学习目标 1. 理解展览会现场管理的基本理念 2. 理解展览会现场服务与管理的主要内容 3. 掌握展览会现场服务的基本工作程序 基本概念 展览会现场管理、布展、撤展、运输代理商、商业搭对 6.1 展览会现场管理的基本理念 展览会现场管理是展览计划的具体落实和办展水平的直接反映，因而受到展览会主办单位的极大重视。组展商所做的所有前期准备工作都要通过现场管理的形式体现出来，因此，展览会现场管理工作的顺利进行是展览会成功举办的重要保证。 6.2 展览会现场服务与管理的主要内容 展览会现场管理对成功办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。要成功地办好一次展览会，在现场管理方面主办方需要切实做好多方面的工作， 6.2.1观众登记和入场管理 观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口处的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。 6.2.2参展商行为管理 参展商行为管理的主要工作依据是参展合同和参展指南，其中参展指南是指展览会主办单位为向参展单位提供一系列服务而供参考的书面材料。 6.2.3展览会现场安全管理 安全问题一直是展览业发展的重要议程，时至今天，安全的会展环境已经成为现代城市发展会展业的重要竞争力。2003年，受SARS的影响，中国展览业损失惨重，但与此同时也给国内展览业带来了许多“良好”的冲击，表现之一便是加强了展览会组织者对卫生及其他安全隐患的防范意识。 【知识链接6-1】展览会现场安保规定 6.2.4 展览会现场其他管理工作 1.交通、物流管理 对展览会现场物流和交通的控制是保证展览活动正常、有序运作的至关重要的一环，事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、出租车、停车场等。 2.餐饮管理 目前，国内许多展览会组织者对现场餐饮服务尚未给予足够的重视，个别展览公司不仅不注重餐饮质量，还试图在餐饮方面赚取一部分利润，这种出发点与服务参展商和专业观众的办展理念是相违背的。要知道，餐饮服务业是展览会质量的一个重要环节。 3.证件管理 为了便于展览会的现场管理，同时处于统计的需要，办展机构一般对展览会实行证件管理，即拥有展览会主办单位认可的证件才能进入场馆。 4.参展商和观众投诉处理 在展览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问讯处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。例如，在第二届中国（深圳）消费商品采购大会上，组委会在总服务台设立了问讯投诉处，负责回答参展商和观众的询问，并处理各种投诉，收到了比较好的效果。 5.新闻管理 一般来说，国内１万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展览会规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言谈，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。 【知识链接6-2】 2006中国国际中小企业交易会现场服务指南 6.3 展览会的布展和撤展管理 概括而言，完整的展览会现场工作包括布展、开展和撤展三个阶段。其中，布展是现场工作的开始，撤展完毕才标志着展览会现场工作的结束。尽管不像开展期间那样光鲜热闹和备受关注，但布展和撤展工作十分重要，尤其是布展活动，需要多方面的沟通协调，任何一个环节出了事故都可能影响展览会的正常进行。 6.3.1布展管理 布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。譬如，大型汽车展或机械展往往需要近一个星期的时间来布展，而消费品或珠宝首饰等主题的展览会通常只需要一两天的时间。对于展览会主办单位而言，布展就是对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕做好准备的筹备阶段。其主要工作内容见表6-1。 6.3.2撤展管理 展览会闭幕标志着一届展览会的正式结束，但现场工作还有一项重要内容，那便是撤展。关于主办单位在撤展期间的主要工作内容及标准，如表6-2所示。 【知识链接6-3】 2004北京国际汽车展览会撤展通知 6.3.3配套服务管理 在布展和撤展期间，展览会主办单位应该为参展商（往往还包括一些媒体记者）提供相关配套服务，如出入证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。 6.4 运输代理商管理 展览会是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，再到撤展，任何一环脱节，展览会便无法顺利进行。 6.4.1展品运输代