湖南师范大学党群行政类档案归档细则.docVIP

湖南师范大学党群、行政类档案归档细则 一、归档范围的确定 (一)确定的原则 1归档的党政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。 2归档的党政文件必须反映校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。 3归档的党政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。 (二)归档的主要内容和重点 1归档的主要内容包括党务、行政(除教学、科研、基建、产品设备、出版、外事、财会管理文件材料另立卷管理外)、工会、团委四个系统的内容。 2归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。 (三)不归档的文件材料 1上级机关普发供参阅、不办的文件材料； 2上级机关发来供工作参考的抄件； 3上级机关征求意见未定稿的文件； 4重份文件； 5无查考利用价值的事务性、 临时性文件； 6未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。 7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 8学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。 9本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。 10非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 (以上某些方面如果需要，也可选择作资料暂存) 二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程 (一)形成积累 1学校各院 、部、处、室、馆、分党委(总支)、所、社、中心、工会、团委和直属单位均为立卷部门，分工归口立卷。 2各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的内容，参照归档范围，编制案卷类目。 3各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别归档。 (二)立卷 1立卷原则 文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷。以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。 2.立卷分工 (1)上级机关下达的文、电材料，综合性的由党委办、校长办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。 (2)以党委、学校名义的发文，由党委办、校长办分别立卷归档，以部门名义的发文，由各部门立卷归档。 (3)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党委办、校长办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。 (4)校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党委办或校长办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。 (5)两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制件。 (6)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。 (7)重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。 3.立卷程序 (1)检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。 (2)检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。 (3)检查案卷文件保存价值，察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。 (4)检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。 4.立卷分类 (1)分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，跨年度规划，计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；按学年处理的文件归入专门年度。 (2)将文件按其内容所反应的问题、事物分开。 (3)分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。 5.立卷组合 (1)基本要求。立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。 (2)组合形式。会议文件，按会议的届次组合，根据文件数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件