第四章 秘书工作管理.ppt

秘书工作管理 第四章 评价秘书工作的标准 有效性—— 评价秘书工作的标准 有效性是评价秘书工作的标准，而不应以领导满意不满意作为评价秘书工作的标准。 秘书工作的有效性—— 一个综合指标 秘书工作的有效性包括效益(质)与效率(量)两部分 秘书办事效率低的 情况和原因 秘书工作中往往有各种不如人意的情况发生当导致办事效率低下时，则应究其因果以改善现状 秘书工作机构的职能与工作要求 办公室的分合 某工厂党委办公室和厂长办公室原来是两套班子，后来党委书记退休，原厂长兼任了党委书记，为了让秘书部门提供所谓“一元化服务”，通过必要的程序将党委办公室和厂长办公室两个秘书机构合二为一，改名“××工厂办公室”。但是三年以后，该厂主要领导调整，新一届党委书记和厂长又分别由两个人担任，于是厂领导又决定将秘书部门分为党委办公室和厂长办公室两个秘书机构。 思考题： 1、讨论此厂的做法是否妥当？ 2、如果工厂的做法不妥当，这一合一分违反了秘书机构设置的什么原则？ 3、讨论这种做法会对秘书部门的正常工作造成哪些干扰，会对整个工厂的管理工作造成哪些不利影响？ 秘书工作机构的设置 一、秘书工作机构的设置原则 适应性原则: 适应领导工作的需要。 法人单位必须设置秘书部门。 精简性原则: 减少层次(纵向层次尽量少) 高效性原则： 办事效率高 稳定性原则： 相对稳定 二、秘书机构的名称与组织形式 秘书机构名称： （一）狭义的秘书部门 机关（首长）+办公厅（室）或者秘书（局、处、科、股） （以“秘书”命名的机构） （二）广义秘书部门 国务院研究室、四川省政府研究室、省政府参事室、政策研究室……（不以“秘书”命名却从事秘书性质工作的机构） （三）临时秘书部门 二、秘书机构的名称与组织形式 秘书机构组织形式 分理制 综理制 三、秘书工作机构的地位与作用 秘书工作机构的性质 1、机密性 2、辅助性 3、综合性 4、服务性 秘书部门和人员的管理 一、秘书部门和秘书人员的管理内容和要求 部门职责 岗位责任 工作程序和工作方法 信息系统办公自动化 秘书部门和人员的管理 二、秘书人员的自我管理 工作管理：明确工作计划、 区分轻重缓急 行为管理：语言、举止、态度 时间管理：科学合理的利用时间 环境管理：整洁美观 学校办公室秘书机构设置图 秘书学概论 秘书学概论 秘书工作管理 评价秘书工作的标准 秘书工作管理的内容 有效性是标准 有效性是综合指标 效率低的情况和原因 实行科学化管理的要求 秘书工作管理的内容 秘书工作机构的设置 秘书工作机构的性质 秘书部门和人员的管理 秘 书 机 构 有效性是标准 有效性是综合指标 效率低的情况和原因 秘书工作具有从属性（辅助性），也具有独立性。这一点足于让秘书工作不仅限于领导是否满意的阴影下进行 秘书与领导之间除存在从属关系外，还存在制约关系 愁眉苦脸的秘书 不同领导由于各自素质、阅历、水平（政策思想、工作水平）、习惯、性格的差异，对秘书工作要求有所不同，有时会出现秘书工作做得好，而领导却不满意的情况。因为存在领导的主观随意性 遇上好领导（开明型），工作容易令他们满意；遇上依赖型，包办型或本身有犯错误的领导，不易令他们满意，若不听原则，任听领导的，必会造成严重的后果。 秘书工作的效益主要体现在整个组织或某项中心工作的完成上 秘书工作主要是办事，秘书工作的效率主要体现在办事效率上。时间的控制是提高效率的必要途径 扯皮 （漫无边际、无原则地争吵、争论） 怕负责任或不负责任 传递环节多，关卡多，文来文往，枉费时日。 门难进， 脸难看， 话难听， 事难办！