管理学 信息管理过程20110625.ppt

第八章 信息管理的过程 第一节 信息需求与服务 第二节 信息收集与加工 第三节 信息存储与检索 第四节 信息传递与反馈 第一节 信息需求与服务 8.1.1 信息需求 信息管理过程是围绕用户信息需求的产生和满足而形成的闭环系统，这样的系统也称为信息管理系统。此处的“用户”并非泛指所有的用户，它是为特定用户群服务的或者是为用户的特定需求服务的。 第一节 信息需求与服务 任何信息机构都应经常调查了解用户及其信息需求情况，以便随时充分合理地利用有限的人力、物力，改进信息服务工作，克服盲目性，加强目的性，提高服务效率和服务质量。 第一节 信息需求与服务 信息需求分类： 现实信息需求 潜在信息需求 未知信息需求 第一节 信息需求与服务 面对的问题大致分为以下三类： 结构化问题 半结构化问题 非结构化问题 第一节 信息需求与服务 程序化决策 第一节 信息需求与服务 上层决策需要信息量小，非正式的信息多，相关性小，比较抽象。 第一节 信息需求与服务 站在企业的角度来看，作为企业的高层领导关心的是企业的发展方向、目标、路线、产品的销路、材料的来源等，处于企业的战略位置，所需要的信息自然是大量的综合信息，即战略级信息。 第一节 信息需求与服务 作为企业的设计、制造部门的决策者则要考虑如何在企业长远规划的指导下，采用先进的技术和设备，降低成本、提高经济效益，处于企业的决策地位，所需要的信息则是策略级信息。 第一节 信息需求与服务 企业生产车间的决策者所关心的问题是如何提高生产效率和质量，决策的依据大多是日常生产信息即执行级信息。 但是如果问题发生变化，管理层次和信息层次也将发生变化。 第一节 信息需求与服务 组织信息需求与个人信息需求区别： 组织信息需求主要是由组织的使命和活动的目的决定的，相对比较集中和单调。 个人信息需求主要是由个人的各种特征决定的，相对突出个性化和多样性。 第一节 信息需求与服务 在具体的信息管理过程中，企业信息人员更强调内部人员信息需求的共性而不是个性，换言之，企业信息需求分析应该以组织信息需求分析为主而以个人信息需求分析为辅。 第一节 信息需求与服务 注意： 一方面，企业信息人员在进行信息需求分析时不能停留在企业员工和管理者的信息需求的表层，只有进一步探讨潜藏在信息需求背后的决策因素，才能为他们提供更具针对性的信息资源和服务。 第一节 信息需求与服务 注意： 另一方面，企业信息人员在进行信息需求分析时不能仅限于静态的分析，企业总是随着内外部环境的变化不断调整业务，企业内部人员的信息需求也随着这些变化在不断地发生变化。 第一节 信息需求与服务 总之，用户需求是信息服务的出发点和归宿。没有用户及其信息需求，整个信息服务工作就失去了存在和发展的意义。 第一节 信息需求与服务 8.1.2 信息服务 信息服务就是信息机构针对用户的信息需求，及时地将信息提供给用户的活动。信息服务的最终目的是向用户提供他们所需要的信息，以使信息发挥效用。 第一节 信息需求与服务 从广义上说，信息服务涵盖了整个信息工作内容，包括信息的搜集、整理、存储、加工、传递、提供和利用等各项活动。因为信息活动是一个不间断的过程，其各个环节都是密不可分的，信息服务渗透于每一个环节之中。 第一节 信息需求与服务 有效的信息服务必须具备五个基本要素： 第一节 信息需求与服务 按信息服务工作基础的不同，信息服务可分为： 文献服务 指导服务 检索服务 咨询服务 网络服务 第一节 信息需求与服务 按服务对象的范围可分为： 单向服务（面向某一具体用户） 多向服务（面向多个用户） 第一节 信息需求与服务 按信息服务形式可分为： 主动的信息提供 被动的信息索取 第一节 信息需求与服务 按服务所提供信息的加工深度区分可分为： 一次信息服务 二次信息服务 三次信息服务 第一节 信息需求与服务 按信息服务手段可分为： 人工信息服务 自动化信息服务 第一节 信息需求与服务 按服务持续的时间可分为： 长期信息服务 即时信息服务 第一节 信息需求与服务 为了做好信息服务，满足用户的信息需要，必须充分考虑和利用现有条件和基础，不断增加服务类型、扩大服务规模、刺激服务需求，并把服务质量放在首位。 第一节 信息需求与服务 信息服务的质量范围： 使用者对于提供的方式是否满意？ 所提供信息的精确程度是否符合要求？ 信息提供得是否及时？ 临时提出的信息需求能否得到满足？ 第一节 信息需求与服务 8.1.3 信息咨询 咨询是一种特殊的信息服务，是针对专门的问题所进行的智能化信息处理和参谋服务。 第一节 信息需求与服务 8.1.3 信息咨询 具体地说，咨询就是指咨询方（咨询专家和咨询