厂内客户订单展开(关键控制点).doc

GUCF内部控制——厂内客户订单即生产通知单展开 （关键控制点—GJKZ001） 背景及目标 （一）背景：日常工作中担当业务在传递厂内业务订单即生产通知单的过程中存在相关资料间互不相符的情况，存在对原始订单价格审核缺失的情况，上述两种情况都会形成内部控制风险，而这两种风险在众多内部风险中应作为关键控制点来对待。 （二）目标： 总体目标：提升企业风险防范能力和水平，避免损失； 具体目标： 首先，通过规范相关岗位人员业务操作，理顺内部流程来增强风险防范的有效性。 其次，通过持续地整理、整顿，逐步形成并完善公司内部控制体系。 再次，员工通过深入地调查研究并养成习惯，掌握搜集、整理、分析信息的方法，提升风险的防范能力和工作效率。 原则 必威体育官网网址性原则：客户原始订单作为公司商业机密，在工作中要做好价格信息的必威体育官网网址。价格信息仅限于公司内部董事长、总经理、财务部经理、业务部经理、业务统合管理人员、财务部成员，各担当业务人员仅了解自己所负责客户产品价格信息。 匹配性原则：无论是负责展开厂内客户订单的综合业务统计人员还是负责进一步审核、符合的、核准的人员均应该核实相关资料是否匹配。以厂内客户订单为中心，核查担当业务填报的厂内客户订单每项内容与客户原始订单、客户承认书对应内容是否完全一致。 统一窗口原则：每个担当业务负责依据客户原始订单及客户承认书填列厂内客户订单后，统一提交至综合业务统计人员，不得直接将未经审核的厂内客户订单传递后续部门下达指令。以此确保厂内客户订单纳入审批程序后才能到达下游部门。综合业务统计接到各担当业务的厂内客户订单后，进行初审，确认无误后按照厂内客户订单编号规范填列编号后打印出纸质表单走审批程序，经过复合、核准签字确认后将厂内客户订单提交至下游部门，这时纸质表单和电子表单同步发出。坚持统一窗口原则确保订单归集、编号不重复不遗漏，提高下游获取信息不重复不遗漏，并提高信息质量和权威性。 闭环原则：在进行厂内客户订单资料审核过程中会发生相关资料间内容不符的情况，综合业务统计人员会组织相关人员核实、纠错，当完成最终修改工作后，厂内客户订单经过相关人员签字确认后要连同回传客户的原始订单扫描后反馈给担当业务完成闭环，确保全厂范围掌握信息最终完全一致。 信息一致性原则：厂内客户订单以及据此填列的订单管理表明细（资材部）、订单明细表（业务部），相关信息无论内容还是形式必须完全一致，可复制粘贴。即便是英文字母的大小写或空格的个数均要一致。要做到这点厂内客户订单每项内容必须统一、规范填列，后续报表填制部门复制、粘贴相关信息以保证信息唯一性，同时能够确保表单信息相符、表内相关信息一贯性。 获利原则：上述五项原则主要侧重于确保厂内客户订单资料正确性，作为企业必须以盈利为目的才能持续经营，生存发展。因此，审核原始订单的获利情况至关重要，以便决定是否接受订单或回复谈判价格。只有做好获利分析并正确对策才能规避未生产而先亏损的风险。具体操作中应遵循公司发布的价格体系，首先核查订单明细表中历史上价格情况，原则上坚持 小单价格高于大单价格，近期价格稳定。同时，要分析材料采购成本和人工成本的变化合理调整价格。 流程图及流程描述 时间点要求： 每天负责业务统合管理人员应于晚7：00前将当天审核完毕的厂内订单提交PMC（Production Material Control生产及物料控制台、日资公司俗称生管 第二，按照已完成客户和未完成客户对帐口径分别存放客户原始订单复印件。已完成客户对帐的客户原始订单复印件附在客户对帐单后面作为应收账款中产品价格的依据。未完成客户对帐对应的客户原始订单应单独存放在一个文件夹内，将未出货客户原始订单和已出货未对帐客户原始订单分别存放在左右两边。当左边对应的客户原始订单出货后将其存放在右边区域，当已出货的客户原始订单完成对帐工作后将其抽出附客户对帐单后面。 电子档案的保存方式和方法 （一）为什么要保存电子档案：目前，公司业务部、上海办事处、业务统合管理人员工作地点分散，厂内客户订单展开统一归口后，后续根据经审批的厂内客户订单回传客户原始订单，原始订单相关信息变更后必须及时传递给各担当业务，确保各方获取信息准确一致，因此通过保存电子档案并及时传递回担当业务是必要的。 （二）电子档案的范围：最终确认的客户原始订单以及对应的厂内客户订单扫描后的文件（包含客户原始变更单及厂内客户变更单）。注意：原始订单与厂内订单成对保存。 文件命名规则： 客户原始订单：管编版次+客户订单号； 厂内客户订单：厂内客户订单编号 （三）传递时间要求：回传客户后随即将客户原始订单及对应的客户厂内订单扫描、保存、发送给相关人员。 （四）电子档案保存路径：电子档案保存应与纸质档案的文件夹对应，按照客户分类保存。