会执行流程细节.doc

订货会执行流程 将本次订货会的流程规划做出清晰列表作为以后做订货会时的执行指引； 将流程中重要的部分剔出，作为今后执行订货会的主要执行部分； 订货会遗漏部分补完； 加★号代表重要环节； 序号 执行内容 负责单位 执行时间 支持条件 备注 虚拟时间 01 订货会启动 确认举行地点★ 确定举行时间★ 确认举行内容★ 董事长 最大资金预算确认★ 选址原则 客户数量★ 客户质量★ 租场费用★ ★ 开放性质 02 活动时间、地点 活动主题、目的 订货会执行组别成立 会场区域组成 订货会主要工具 基本活动流程 会场布置草图★ 广告策划部 3天 ★ 03 订货会前期准备时间推进表 各部门工作细则 沟通时间 活动后总结 广告策划部 1天 ★ 注意事项 工作节点的总结会议 部门负责人签名确认 04 订货会筹备公告★ 负责人员 活动内容 时间推进表 活动组织架构 活动组别基本职责 营销中心 1天 注意事项 各部门负责人手一份 收到公告后各部门必须通过小型会议使部门人员都了解活动的基本信息★ 签名确认★ 05 订货会前期推广策划 投放时间 投放渠道 投放工具 投放细则 人员安排 广告策划部 3天 必须确保于活动举行前的2～3周进行前期推广 注意事项 ★ 投放预算 工具定制如X展夹、易拉宝、海报等 投放场地的调查★ 06 活动场地甄选 联系活动场地的负责人 了解场地租赁的各项条件及细节 场地可提供的服务及需要自己提供的内容 广告策划部 3天 场地租赁费用预算的确认★ 租金问题 现场安保问题 施工布置申请问题 推广位置问题 物料存放问题 07 广告公司联系 广告公司联系（2～3家） 将基本规划交给广告公司并磋商活动细节 与广告公司人员勘察活动现场 现场照片拍摄 广告公司报价、策划案 策划案及价钱的确认 广告公司甄选 合同的签定 广告策划部 14天 执行资金预算确认★ 由广告公司代办向会场沟通及申请等工作 广告公司工作时间推进表 活动主题形象设计、策划案、执行案 现场控制人员的配合与就位时间 物料清单确认 08 邀请嘉宾 领导的邀请 客户的邀请 媒体的邀请 市场运作部 1星期 ★ 领导名单表★ 注意事项 客户的等级分类 客户所处区域 客户代表 客户联系方式 邀请函发放方式 客户接到级别标准 09 嘉宾邀请工具制作 订货会邀请函的设计制作 饭宴邀请函的设计制作 媒体邀请函的设计制作 广告策划部 7天 注意事项 对稿 制作工艺 10 客户接待方案 住宿安排 就餐安排 交通安排 注意事项 营销中心 2天 11 邀请函的发放 售后服务部 2天 订货会邀请函必须于订货会举行前2周发放 饭宴邀请函必须于订货会前1周发放 12 人员岗位职责 活动时间、地点 活动总控联系人 人员组别与名单列表 区域人员配置方案 人员联系表 广告策划部 1天 注意事项 通过会议使全部人员都清晰自己的岗位职责和工作内容。 13 市场运作部工作内容 订货单制作 订货流程 业务员培训手册 领导、客户名单 客户接待方案 客户登记表 部门物品清单 费用预算 市场运作部 1星期 14 后勤物料清单 物品领用表 费用预算 营销中心 2天 15 会场装饰建议 装饰材料采购 部门物品清单 项目总体费用预算 广告策划部 1星期 16 产品陈列建议 模特身形要求 模特发型要求 服装走秀、静态等展示模式的出场顺序。 设计部 2天 17 活动方案概述 活动整体概述 会场区域概述 形象意念概述 业务员培训内容 加盟知识 现场追加的促销、加盟等信息 加盟支持 订货流程 公司简介 产品介绍 礼仪要求 着装要求 态度要求 业务员的业务工具 签到人员培训 后勤执行培训 物料的管理 物料的清点 人员就餐安排 广告策划部 1～3天 于订货会前1星期发放培训手册，让参与执行的人员熟读。 订货会3天前对人员培训。 18 活动执行 全部门 3天 现场安保（盗窃、抽烟、拍照、偷版） 领导接待安排 8.25～8.27 19 活动总结 DV录像回收 活动总结 总结会议 全部门