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第八部分 桌面信息管理程序应用 8.1 桌面信息管理简介 8.2 Outlook的启动与退出 8.3 通讯簿的管理 8.4 电子邮件的使用 8.5 任务的创建和使用 8.6 日历的使用 8.7 日记和便笺的使用 8.8 文件的导入与导出 8.1 桌面信息管理简介 办公人员每天需要通过电子邮件与相关人员联络，记住每件该做的事，记录做过的事情，预订会议安排，为领导进行日程安排等，工作繁杂，提高信息管理的效率在现代办公中非常重要。 对于这些问题的处理，就要使用办公自动化中的桌面信息管理功能，即Office中的Outlook，它可以用于组织和共享桌面上的信息并与他人进行通信。 8.2 Outlook的启动与退出 Outlook的启动：双击Windows桌面上的快捷方式“Microsoft Outlook”图标；选择 “开始”／“程序”／“Microsoft Outlook”命令。 Outlook的界面组成：见图 Outlook的退出：单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击“文件”菜单下的“退出”命令等 ； Outlook的用户账号设置：初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。 Outlook的界面组成 8.3 通讯簿的管理 联系人的创建 联系人的管理 联系人的创建 Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。 选择“文件”/“新建”/“联系人”，即可输入联系信息。 联系人的管理 选择“工具”/“工作簿”，打开窗口如图所示； 删除联系人：在列表中选择要删除的联系人，单击工具栏上的“删除”按钮； 添加联系人：选择“文件”/“添加新地址”，或单击工具栏的“添加新地址”按钮，在列表中选择“新建联系人”，单击“确定” 8.4 电子邮件的使用 创建、发送和接收电子邮件 由联系人创建邮件 转发、答复、撤销邮件 管理邮件 电子邮件使用注意事项 创建、发送和接收电子邮件 创建邮件 发送邮件 接收邮件 创建邮件 单击“新建邮件”按钮的下拉按钮，在列表中选择背景、信纸或网页方式，打开“新邮件”对话框； 输入邮件的收件人地址、抄送和主题及正文内容； 按要求对邮件的正文进行格式设置； 单击收件人或抄送等文本框的名称，可用“联系人”文件夹自动填写； 在“收件人”框中，可同时填写多个收件人，之间用逗号或分号分隔。 发送邮件 单击 “发送”按钮，即可完成邮件发送； 若要通过不是默认的邮件账号发送邮件，需选择“文件|发送邮件”菜单项；图 收到的邮件可以转发给其他人，方法是打开需转发的邮件，单击“转发邮件”按钮，输入收件人地址，单击“发送”； 若需发送附件，单击“附加”按钮，在“插入附件”对话框中选择要发送的文件，单击附件按钮。 “收件箱”对话框 接收邮件 单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，或单击工具栏上“发送和接收”按钮； 在对话框中选择接收电子邮件帐户的种类； 选择“收件箱”文件夹，新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件； 新邮件均用黑体字表示，带有附件的左侧有曲别针图标； 若将附件存到硬盘上，右击附加文件图标，选择“另存为”。 由联系人创建邮件 在联系人窗口的联系人列表中选择要接收邮件的联系人； 在其上单击右键，显示快捷菜单如右图； 选择“致联系人的新邮件”命令即可。 转发、答复、撤销邮件 转发：在收件箱的邮件列表中，选择要转发的邮件，单击工具栏上的“转发”按钮； 答复：在收件箱的邮件列表中，选择要答复的邮件，单击工具栏上的“答复发件人”按钮； 标记邮件：在答复邮件窗口中的工具上单击惊叹号，重要性标记为高；单击下箭头，重要性标记为低；单击“邮件标记”按钮，可输入标记内容；单击“选项…”按钮，可设置标记和回执； 撤销邮件：在“邮件”窗口中，单击“已发送的邮件”文件夹，在“已发送的邮件”列表中，选择要撤销的邮件，选择“动作”/“撤回该邮件”。 注意：只能撤销收件人未读的邮件。 管理邮件 邮件排序 邮件筛选 邮箱管理 邮件排序 在“收件箱”最右侧“邮件列表”上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示：重要性； 邮件类型图标，有已读和未读两种状态；标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标；附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标； 显示邮件的发件人；显示邮件的主题；显示邮件的接收时间； 显示出邮件的大小。 单击相应图标，即可按该类型排序。 邮件筛选 邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下： （1）在“