第六章 文件整理与归档上.pptVIP

质量要求 1、定义与意义 2、归档范围与重点 3、不归档范围 4、应注意的问题   编制归卷类目 归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和条目（条款）顺序号组成。 上海市××区教育局归卷类目 温州市××区教育局归卷类目 一、办公室 1－1. 本局2003年度局办公会议记录 永久 1－2. 本局召开学校校长会议记录 永久 1－3. …… 二、中教科 2－1. 本局关于调整中学布局、新设、撤并、 改名等请示和上级的批复 永久 2－2. 本局关于中学招生工作的计划总结 永久 2－3. …… 三、幼小教科 3－1. 本局关于小学视导工作情况报告 永久 3－2. 本局关于小学招生工作计划和总结 永久 3－3. …… 四、总务科 4－1. 2003年度教育经费预算决算表 永久 4－2. 2003年各类学校核定年度预算表 长期 4－3. …… 类别 条目 类目编号 类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。 条目是归卷类目的主体。 1、不遗漏归档范围内的文件，应略宽于归档范围； 2、区别价值； 3、结合职能、文件数量设置相应的条目。 1、类按照本单位档案类别排列； 2、类内条目按文件内容重要程度分主次； 3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起； 4、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号。 二、清 退 按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定的其它机关的工作。 三、销 毁 按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭性处置的工作。 四、暂 存 既不立卷归档或清退，又暂不宜销毁，而需再留存一定时期备查、备用的文件。 第四节 归档文件的整理方法 文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。 一、立卷的步骤 年度类型 自然年度，专门年度，教学年度、会计年度等 请示与批复，放在复文年； 规划放在针对的第一年； 总结、报表放在针对的最后一年； 会议文件，放在开幕年； 跨年度处理 指根据文件形成(或处理）年度将其区分开来 最基本的分类 1、归档文件分类 按年度分类 一般做法 按机关内部组织机构将归档文件分类 组织机构按党、政、工、团顺序排列 综合性机构在前，专业职能部门列后 业务部门起草机关名义发文，归综合部门 联合办理文件，归主办部门 机关名义召开综合性会议文件，归综合部门 参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门 领导人兼任职务文件，分别归有关部门或机关 跨部门处理 指将文件按其形成、处理或承办部门将其区分开来 适合大、中机关 按组织机构分类 注意问题 不适合采用机构分类法时采用 类名要明确，不可交叉或包含 排列上先综合后具体，先主后次 突出单位主要工作问题 内容性质相同的文件相对集中 优 点 指按单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来 适合小机关 按问题分类 指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限 归档文件按保管期限分类往往与文件的归档鉴定结合起来进行 按保管期限分类 六个特征立卷法 一事一卷立卷法 四分四注意立卷法 适当分级立卷法 文件类型立卷法 我国最基本的组卷方法 2、文件的组合 文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷，是 指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。 即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。 优点：便于了解文件来源； 适用：本单位制发的命令、指示、决议、决定等重要文件；内部的会议记录、规章制度等。有时将上级机关、平级机关、下级机关的文件分别立卷。 “六特征”组卷法 作者特征 即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。 优点：保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。 注意：1、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；2、应准确划分“问题”。 使用最频繁的立卷特征 问题特征 即将相同名称的文件组合成一个案卷。 优点：由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。 适用：会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。 名称即文种 名称特征 即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷。 优点：保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围