第七章 文件整理与归档下.pptVIP

第七章 文件整理与归档(下) 一、传统的立卷方法的局限性 1、立卷方法繁锁、复杂，主观随意性较大，立卷缺乏的客观标准，归档文件整理工作质量难以得到保证。 2、传统立卷方法下，文件的查找利用已不适应办公自动化的要求，尤其是文档人员专职少、流动性强。 二、新方法的优越性 1、以“件”代“卷” 客观标准代替主观标准 更符合文书整理基本原则 简便易行，方法确定 有利于整理工作现代化 2、以“案盒”代替“案卷” 便于借阅查找 便于复制与必威体育官网网址 简化了装订 有利于文书、档案管理一体化 第二节 文件整理的方法与步骤 二、归档文件分类 备考表填写方法 1、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。归档文件目录备注有 * 号的，须在盒内备考表中填写详细说明。 2、整理人：负责整理本盒归档文件的人员姓名。 3、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 4、日期：归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。 档案盒封面式样 档案盒盒脊式样 七、排架 按照分类体系和排好的件号次序上架，不同类别的档案分别排架（盒号移交进馆时再编）。 排法一（按年度—问题—期限分类）： 2002年 党群类 永久（1-n件） 长期（1-n件） 短期（1-n件） （1-X盒） （X盒-Y盒） （Y盒-Z盒） 排法二（按“年度—期限”或“期限—年度”分类）： 永久 2002年（1-n盒）2003年（1-n盒）2004年（1-n盒） 长期 2002年（1-n盒）2003年（1-n盒）2004年（1-n盒）··· 短期 2002年（1-n盒）2003年（1-n盒）2004年（1-n盒）···· * ——按新规则整理 第一节 文书整理工作的改革 国家档案局2000年12月6日下发《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22—2000，简称“规则”），作为改革传统立卷方式的一个新标准，其核心在于适应办公现代化条件下计算机管理文档的新形势,比传统的方法有如下优点： 一、按“件”整理 1、“件”的含义 单份文件，即自然件，一份文件为一件； 特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。 文件的正本与定稿作为的一件。 正文与附件，作为完整的一件。 来文与复文为一件。 转发件与被转发件应视为一件 2、文件修整 （1）修裱破损文件。 （2）复制字迹模糊或易退变的文件 （3）超大纸张的折叠。 （4）去掉易锈蚀的金属物。主要指永久、长期保存的文件材料。 3、文件排序 1）正本在前，定稿在后； 2）正文在前，附件在后； 3）原件在前，复制件在后； 4）转发文在前，被转发文在后； 5）复文在前，来文在后； 6）汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； 7）有文件处理单的，放在最前加盖归档章。 4、文件装订的材料与方法 （1）手工线装：“三孔一线”，页数多的文件； （2）缝纫机装订：斜角或沿线踏线； （3）不锈钢订书钉； （4）塑料文件夹封装； （5）档案封套； （6）不改变装订形态。 1、年度—机构（问题）—保管期限分类法 2、保管期限— 年度—机构（问题）分类法 3、年度—保管期限分类法 4、保管期限—年度分类法 这两种方法适合于文件数量少、单位规模小的情况。 三、文件排序 方法：在最低一级类目内编排归档文件的流水号。 1、按“问题－－年度－－保管期限”分类的文件排序： 党群类 2002年 永 久， 长 期， 短 期。 （件号） １-ｎ， １-ｎ， １-ｎ。 2003年 永 久， 长 期， 短 期。 （件号） １-ｎ， １-ｎ， １-ｎ。 行政类 2002年 同 上 2003年 同 上 2、按“年度—保管期限”分类的文件排列 2003年文件 永久（件号1、2、3 ······ ｎ件）