第三部分 文档处理综合操作.pptVIP

第三部分 文档处理的综合操作 大纲编制和目录自动生成 样式的创建与应用 模板和向导 主控文档的创建与应用 使用各种自动功能 插入题注和书签 邮件合并 大纲编制和目录自动生成 大纲的编制： 进入大纲视图； 在大纲视图下编制、修改、查看大纲； 目录自动自动生成： 首先对标题按样式进行排版； 快速创建目录：选择“插入”/“引用”/“目录和索引”命令； 目录的修改与使用 ：按F9键，打开“更新目录”对话框 ；删除目录，可先选定，然后按Del键。 样式的创建与应用 (1) 样式分类：字符样式和段落样式 (2) 创建样式：“格式”/“样式和格式”；在面板中单击“新样式”按钮； (3) 修改样式：“样式和格式”面板中单击所选样式右侧的下拉按钮，选“修改”；样式一旦修改，使用该样式排版的内容格式自动修改； (4) 应用样式：使用格式工具栏上的样式框；“样式和格式”面板中的样式列表中单击所需样式名称。 模板和向导 如何套用模板 使用预置模板 创建新模板 修改已有模板 使用管理器管理模板 使用向导 如何套用模板 新建文档时套用模板：缺省模板Normal.dot；也可在“新建”对话框中选择其他模板选项卡；若要将其他模板作为全局模板，可选择“工具”/“模板和加载项”，在对话框的“共用模板及加载项”列表中选择需要加载的模板复选框，单击“确定”； 给文档套用新模板：选择“工具”/“模板和加载项”，在对话框中单击“选用”选择新的模板，单击“确定”。 使用预置模板 Word提供了30多个应用于各种场合的预置模板，通过这些模板可以制作出各种类型的专业文档； 在“新建”对话框中可以选择所需的预置模板。 创建新模板 基于模板创建：打开“新建”对话框，选择“模板”选项；在模列表中选择与要新建的模板相似的基础模板，单击“确定”；在打开的模板中进行各种排版设置，然后“另存为”新模板即可。 基于文档创建：打开文档，删除文档中不需要部分，只保留框架；在文档添加新的样式、宏和自动图文集等模板元素；另存为模板。 修改已有模板 直接修改模板：与利用模板创建新模板方法一样，只是使用保存命令； 利用文档修改模板：在文档中插入自动图文集、新建宏、定制工具栏、定制快捷键时，都可影响该文档及加载模板；添加、删除、更改样式不能直接修改模板，但可以通过“管理器”复制到模板中。 使用管理器管理模板 选择“工具”/“模板和加载项”，在对话框中单击“管理器”按钮，打开管理器对话框，如图。 在管理器中可在模板之间进行复制、删除、重命名等操作。 使用向导 向导是一种可根据用户现场提供的各种参数信息改变自身结构和面貌的特殊模板； Word提供了16种向导模板； 以利用向导生成日历为例，说明向导的使用方法。 主控文档的创建与应用 主控文档的概念 新建主控文档和子文档 插入、删除子文档 展开或折叠子文档 合并或拆分子文档 转换子文档 打印主控文档 主控文档的概念 主控文档是一种编辑和管理长文档的有效方法，使用大纲则会占用过多的内存资源； 主控文档是一套独立的文档（或称子文档）的“容器”，可以用主控文档建立和管理一个由几部分组成的文档； 进入主控文档视图：在大纲视图中单击“主控文档视图”按钮。如图。 新建主控文档和子文档 创建一个新文档，进入主控文档视图，并使用内置的标题样式和大纲级别建立主控文档的大纲，此文档就是一个主控文档； 也可打开一个已有的文档，进入主控文档视图，并使用内置的标题样式和大纲级别建立主控文档的大纲，此文档就是一个主控文档； 在主控文档视图中，首先选择具有有效标题的文本，然后单击“主控文档”工具栏中的“创建子文档”按钮，即可创建一个子文档。 插入、删除子文档 插入子文档：设置插入点至要插入子文档的位置，单击“插入子文档”按钮； 删除子文档：选择要删除的一个或多个子文档，按Delete键。 展开或折叠子文档 单击“主控文档”工具栏上的“展开子文档”或“折叠子文档”按钮。 合并或拆分子文档 合并子文档：选择要合并的多个子文档，单击“合并子文档”按钮； 拆分子文档：选择要作为子文档内容的有效标题和内容，单击“拆分子文档”按钮。 转换子文档 单击选择要转换的子文档； 单击“主控文档”工具栏上的“删除子文档”按钮即可。 打印主控文档 在主控文档视图中，有选择地展开要打印的子文档； 在子文档中，有选择地展开或拆叠标题以显示要打印的文档内容； 执行打印命令。 使用各种自动功能 自动图文集 自动更正 自动套用格式 自动编写摘要 自动图文集 自动图文集是为方便各种常用文本、表格和图形对象而准备的图文集合，以快速地在文档中添加一些常用的文本、表格和图形。 使用自动图文集：选择“插入”/“自动图文集”命令，然后选择常用类型及所含内容； 创建自动图文集词条：选择“插入”/“自动图文集”/ “自动图文集”命令，