公文写作与处理自考.pptVIP

公文的写作与处理 28 1.用印注意：经与签发的原稿核对无误后始得用印；用印要端正清晰；联合发文部门都要加盖印章；用印要与制发单位相一致；要核实份数，超过份数、空白纸上不能盖章。2.发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找，发文都要登记。3.封发注意：要看清发文各项注明，按要求分装准确不少件，并将文件正确折叠入封；要认真正确地写好信封；凡密件、急件、亲启件要盖戳和注明，并封好信封口确保不泄密；及时正确地发送文件，尤对“三密”文件和重要文件的送递更要做到途径正确，手续完备；履行必要手续，加强对会议发送文件的管理 用印 登记 封发 1.核发注意：文稿审批手续是否完备；公文文词、格式等是否符合规定；编排发文字号；对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注；确定分送单位和印制份数。2.缮印注意：要忠于原稿；要做到文字准确，设计美观，页面整洁，符合格式要求，并注意必威体育官网网址；要建立登记制度。3.校对注意：须以原稿为准；校对时应实行双人对制；校对发现的错、漏字须修正为止；校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处附加标记、签发手续等作全面复查，然后在校样上签字 核发 缮印 校对 1.拟稿注意：要符合法律政策；要情况确实、观点明确、条理清楚、文字精练、字词规范、书写工整、标点准确、篇幅简短；文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；引用公文，就先引标题，后引发文字号；涉及计量单位时须用法定标准单位；使用简称时应先全称并加以注明；数字除特殊情况应用阿拉伯数字。2.审核内容六查：查是否需行文，以何名义行文；查文稿内容；查要求和措施；查协商会签；查文字表述；查公文格式。3.公文格式审核内容：文种使用是否恰当；标题是否正确体现文件内容；格式安排是否得当。4.签发注意：领导在签发时须确认是否未超权；以机关内某部门名义发文的可由部门负责人签发；签发人须对文件的内容和文字作严格审阅修改，并对其负全责；审批同意时签发人要在发文稿纸的签发栏内明确写上“发”等字样，并签署全名注明年月日；联合发文时，一般应由主办单位负责，送请有关联署机关或部门领导人会签 有 关 说 明 环节 拟稿 审核 签发 发文办理程序 第十一章 公文办理程序 29 归档文件整理(立卷)工作的组织 归档文件整理的原则与要求 意义 建立制度 公文整理(立卷)环节的选择 基本概念 原则 要求 1.保持有机联系，有利于查考利用 2.维护文件的完整与安全、也便于保管 3.为档案工作奠定了基础 1.立卷制度53年开始，54年通过《案例》，2000年《办法》—整理(立卷)归档 2.建立文书人员整理立卷制度的优越性⑴熟悉本职业务和文件处理过程⑵有利于齐全完整和必威体育官网网址⑶便于平时查阅和收集整理⑷按年度集中归档并确保质量，促进归档工作 1.应考虑的相关因素(1)整理(立卷)环节的文书要直接经手文件的处理(2)对整理(立卷)环节所经手处理的文件数量有要求(3)确定整理环节时，考虑机关办公地点的分布(集中或分散处理)(4)考虑文书人员数量及业务熟悉程度 2.与组织形式相适应(集中式、分散式或二者相结合形式)(1)小机关集中式(2)中、大机关分散式或部分集中、部分分散式(3)财会、人事、信访、保卫等特殊组织自己单独整理(4)恰当的选择和确定立卷人员(内收发、运转、催办者) 3.公文整理(立卷)的范围(1)材料范围(2)不需立卷的材料范围(3)公文整理(立卷)的分工 1.归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 2.归档文件整理：(1)单位“件”(2)整理的六大步骤 3.“件”为文件整理单位 1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系 2.区分文件的不同保存价值 3.便于保管和利用 1.归档文件齐全完整：(1)齐全完整(2)破损修复(3)复制字迹模糊或褪变的文件 2.归档文件的书写材料、纸张材料符合要求：(1)允用钢笔、毛笔；碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁(2)纸张A4型60-80克的胶印纸或复印纸；档案盒和归档文件封套用无酸纸制作(3)装订材料以“件”为单位选用优质细线、钢夹、塑料夹等材料 第十二章 公文的整理(立卷)与归档 30 归档文件整理方法与归档步骤 归档文件整理方法 归档步骤 一、整理方法与改革：以“件”为单位的整理方法同传统的文书档案整理方法“立卷”比较：1.取消案卷，实现文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；2.界定“件”的概念，从检索的实际需要和减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；3.分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题)，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；4.装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定；5.文件排列方法强调按事由排列，时间、重要程度作为参考因素；6.归