企业印鉴管理制度.doc

杭州怡生堂大药房连锁有限公司印章管理制度 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为确保印章使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。办公室负责公司印章管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。 印章的管理 1、印章的种类及保管： 种类 印章名称 管理人 审批人 公司印章 杭州怡生堂大药房连锁有限公司 办公室主任 办公室主任 业务印章 杭州怡生堂大药房连锁有限公司合同专用章 商品部经理 商品部经理 杭州怡生堂大药房连锁有限公司财务专用章 财务部经理 财务部经理 杭州怡生堂大药房连锁有限公司发票专用章 出纳员 财务部经理 王家炎印 出纳员 财务部经理 杭州怡生堂大药房连锁有限公司现金收讫章 出纳员 财务部经理 杭州怡生堂大药房连锁有限公司现金付讫章 出纳员 财务部经理 杭州怡生堂大药房连锁有限公司收银专用章 收银员 店长 部门印章 杭州怡生堂大药房连锁有限公司质量管理部 质量部经理 质量副总 杭州怡生堂大药房连锁有限公司收货专用章 验收员 质量副总 杭州怡生堂大药房连锁有限公司质量管理进口药品复印章 验收员 质量副总 2、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的主要内容，如员工持有规定类别的印章，须办理归还手续后方可办理离职手续。 二、印章的刻制、启用： 1、公司需刻制印章时，按要求填写《印章刻制申请表》，报部门经理审核，总经理审批。申请批准后，由办公室负责统一刻制，启用前颁布印章启用通知的文件，在启用日期前使用视为无效。 2、各种印章均由办公室颁发，颁发时应留下印模并登记备案。 3、专人领取印章时，需在印章备案表上签字。 三、印章的使用： 1、使用范围 1）公司印章：以公司名义对外、对内行文；上报的材料、报表；开展工作时所需的介绍信、证明材料等使用公司印章等；如有要求还需使用相应的领导私印。 2）业务专用印章：以公司名义所开展的各种业务，使用相应的业务专用章(如财务用章、合同专用章、质量专用章)； 3）部门印章：以各部门名义开展工作时使用。部门印章不能代表公司对外使用，只在公司内有效。 2、用印 1）公司印章、财务专用章、合同专用章的使用决定权为总经理，质量专用章使用决定权为质量副总经理。 2）印章的使用决定权由总经理据实际工作需要进行授权给用印审批人。由印章审批人进行日常印章使用的审批工作，并对其负责。 3）公司印章、合同专用章的使用需要填写《印章使用登记表》备查，公司内部下发文件用印不需要登记。 4）公司员工因私一般不予用印（公司章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写《用印登记表》，经总经理 签字审批，印章管理人员方可用印。重要合同及公司级（对内、对外） 文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报，确认后方可用印，事后补办手续。 5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务用章。 6）质管人员依日常的权限及常规工作内容按照质量副总经理要求使用质量用章。 7）公司印章不得携带外出使用；特殊情况必须外出用印时，应由外带人注明原因，经总经理审批后，由印章管理人员携章一起外出监印；跨地域借用印章时，需由经办人办理借用手续，经总经理批准后方可携带外出。 8）不可在空白凭证、介绍信、协议或合同等上盖公司印章，特殊情况需经总经理批准； 9） 印章管理人员对未经签发的文件、不符合用印规定程序的，不得擅自用印； 10）印章管理人应妥善保管印章，不得随意乱放。下班和节假日期间应采取防盗措施。 11）盖章后出现的意外情况由审批人负责，如印章管理人违规盖章造成后果由直接责任人负责。 四、印章的停用 1、因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用； 2、公司因名称变更、部门撤消、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由办公室下发《关于停止××印章使用的通知》 3、办公室将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则销毁。 五、附件：1、印章刻制管理内部控制流程图 2、印章使用管理内部控制流程图 3、《印章刻制申请表》 4、《印章颁发凭证》 5、印章启用通知 6、《印章明细登记簿》 7、《用印登记表》 8、停止印章使用通知 9、印章明细登记表 10、印章使用登记表 11、印章销毁审批表 附件一： 印章刻制管理内部控制流程图 办公室审批 办公室审批 印章变更、注销 印章刻制部门填写 《 印章刻制申请表》 印章管理员填写《印章颁发凭证》中缴销日期一栏 部门负责人审批 旧印章移办公室 印章刻制 办公室进行清点、核对 总经理