会议安排礼仪.ppt

会议安排“三部曲” 会前的准备工作 WHEN－时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。 WHO－人物，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。 会场布置 如： 灯光、 麦克风、 录音、 录像设备、 电脑、 投影、 白板 迎接小提示 迎接小提示 1、准时迎候，主方人员应先于客方到达谈判地点。 2、客方人员到达时，主方人员在大楼门口迎候，亦可指定专人在大楼门口接引客人， 主方人员只在谈判室门口迎。 3、双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。 4、客方先行进入谈判室或宾主双方同时进入谈判室。 5、主方人员待客方人员落座后再坐下。 会中的安排工作 ②会议座次的安排 以会议室的门为基准点，在里侧是客人的位置，靠门是主人的位置。 ?A、主席式。一般适用于来宾是主人的上级领导或长辈以及一个单位 ③会中礼仪注意事项 双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；在谈判进行 中，双方要关闭所有的通讯工具(或调到静音)，人员也不要随便进出。 谈判中，主方应提供茶水、咖啡等饮料，服务人员添茶续水要小心动作，可在休会或某一方密谈时进行。 会后的结束工作 1、会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进。 最后，主方人员应将客方人员送至电梯口或送到大 楼门口上车，握手告别，目送客人汽车开动后再离开。 如果安排了与谈判内容密切相关的参观考察活动，则应在参观点安排专门的接待人员，并悬挂欢迎性的标语横幅。 出席会议仪表着装问题 头发：简单大方，长短适当，干净整齐。 面部：保持干净清爽，养成每天上班前必剃须的习惯。 应穿深色(蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装，白色(或与西装同色系)衬衣、打素色或条纹领带，配深色袜子和黑色皮鞋。 不应穿着茄克衫、牛仔裤、T恤衫、旅游鞋、 凉鞋等休闲服装出席。 应选择端庄大方的发型，选用的发卡、发箍以朴实素雅为佳。 脸部应化淡雅的日妆，保持妆容的和谐清爽，一般不宜过于浓艳，要与服饰协调。可适当使用清新的淡香水，但香气不可过于浓烈。 端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高(中)跟鞋。 切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰。 案例一 天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书小李负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是小张就未准备他们的资料。不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。 案例二 有一次，某地准备以党委、人民政府名义召开一次全区性会议。为了给有关单位有充分时间准备会议材料和安排好工作，决定由领导机关办公室先用电话通知各地和有关部门，然后再发书面通知。电话通知发出不久，某领导即指示：这次会议很重要，应该让参会单位负责某项工作的领导人也来参加，以便更好地完成这次会议贯彻落实的任务。于是，发出补充通知。过后不久，另一领导同志又指示：要增加另一项工作的负责人参加会议。如此再三，在三天内，一个会议的电话通知，通知了补充，补充了再补充，前后共发了三次，搞得下边无所适从，怨声载道。 会前 会中 会后 WHERE－地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。 WHAT－确定会议主题与议题、会议名称 ，要讨论哪些问题 。 OTHERS－会议物品的准备，根据会议的类型、目的，准备需要的物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。 检查调试照明、音响设备、演示媒体等 在接待过程中，展示给顾客的始终是真诚、热情、平静、自信和友善的微笑。 有礼貌地将顾客引入会场就座 ，顾客坐下后，接待人员应倒茶水，热情向顾 客解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。 ——礼仪小姐 ——主人方 ①主持人 协调能力高 思维敏捷 分析能力强 态度中立 能够控制好会议的时间 椭圆型 圆桌型 U字型 半圆型 而字型 长方型 以会议室的门为基准点，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。 B、主陪式。一般适用于来宾不是主客的领导或长辈时用。 2、赠送公司的纪念品。 3、参观，如参观公司，或厂房等。 4、如果必