公文制作注意事项说明-义守大学.DOC

義守大學電子公文系統-補充操作說明1.公文製作注意事項： 當點選公文製作時，系統另開畫面視窗，如您個人顯示器的顯示內容設定值其螢幕解析度為800*600非1027*768或字型大小為120DPI時，所另開畫面視窗無法看到儲存、傳送等作業，您可按畫面視窗右上角 □ 鈕，把畫面點選至最大作業，即可執行儲存、傳送等功能。 2.電子附件夾帶注意事項。 A.附件檔案名稱及附加檔名不可超過25個bite  (即一般檔案名稱不要超過10個中文字) 例如：檔案名稱-公文操作手冊0304.DOC ，即6個中文(12bite)及8個數值及 英文(8bite)，所以共20個bite。此檔案名稱是可作電子交換 檔案名稱-義守大學公文線上簽核操作手冊.DOC ，即14個中文(28bite) 及4個數值及英文(4bite)，所以共32個bite。此檔案名稱是不可作電 子交換B.附件檔案大小不可超過500K 3.簽核記錄注意事項： 傳送：為公文傳送下一關卡作業 Ａ.當第一關為原承辦人沒有加關卡時，此公文無法傳送。 Ｂ.當公文會辦過程中如後面沒有關卡，一般此公文狀態為在單位一級主管、副校長及校長，如上述人員按傳送，則此份文將擲回承辦人作業-經辦公文資料夾，但其狀態為未核判。 Ｃ.一般按傳送作業，系統將出現此創稿文號公文及完成傳送下一關卡需有（人員／單位）訊息視窗，如非此格式訊息或未有此訊息視窗產生，請勿再按傳送鈕以避免重複傳送關卡作業。 上簽：為會辦單位承辦人僅能傳送其二級單位主管關卡作業 核判：結束公文簽核流程作業 當公文會辦過程中如後面沒有關卡，一般公文狀態為在單位一級主管、副校長及校長，如上述人員按判行，則此份文將擲回承辦人作業-經辦公文資料夾，且其狀態為已核判，結束此公文簽核作業流程。  退文：將公文退回已簽辦過的關卡作業 公文在簽會流程中，任人皆可執行退文動作(請在簽辦意見註明為何退文)，而退文程序為可選擇之前已會辦過的關卡，例如流程關卡順序：為1.文書組承辦人吳幸儒→2.陳文祥組長→3.總務長顏志榮→4.副校長→5.校長;當校長選擇退文時有前面1-4關卡可選擇，當選擇退回第一關1.承辦人吳幸儒時，此公文會回到承辦人作業-經辦公文資料夾，當承辦人重新傳送時，2-5關卡人員系統將自動加回流程關卡中。 當校長選擇退文時有前面1-4關卡可選擇，當選擇退回第一關1.承辦人吳幸儒時，此公文會回到承辦人作業-經辦公文資料夾 當承辦人吳幸儒重新傳送此公文時，2-4關卡人員系統將自動加回流程未來點關卡中。  4.公文流程注意事項： A.承辦單位-承辦人、二級單位主管、一級單位主管(承辦人必須填寫)**要確定一級單位主管點選設定 一級單位 (總務處_顏志榮總務長):有核判權限 二級單位(總務長室_顏志榮總務長):無核判權限  會辦單位-可直接指定會辦單位/會辦承辦人 **登記桌權限之兼職人員如需會辦自己選擇設定 請選擇人事室一組宋斐如(有承辦人權限) 非選擇人事室宋斐如(有登記桌權限無承辦人權限) 核判單位-副校長、校長(承辦人必須填寫) 請選擇副校長、校長本人(文回傳送至副校長或校長本人資料夾) 非選擇副校長室或校長室(文回傳送至副校長室或校長室登記桌資料夾) 在公文流程關卡資訊中相關欄位亦可查詢其會辦關卡狀態資訊 A.簽核名單與承辦單位如同為人員名稱表示點選設定為人員(例如:簽核名單-黃俊英、簽核單位-黃俊英)設定為黃俊英副校長本人，文將傳送至黃俊英副校長本人資料夾 B.簽核名單與承辦單位如同為單位名稱表示點選設定為單位 (例如:簽核名單-副校長室、簽核單位-副校長室) 設定為副校長室，文將傳送至副校長登記桌資料夾 流程關卡設定規則 A.減少流程關卡-為直接點選欲減簽會辦單位設定為反藍色，並按刪簽 B.流程關卡順序移動-請利用上移/下移功能C.如沒有設定反藍色選擇，則插入增加流程關卡其位置預設為最後一關D.如欲插入多關卡中，則需先將後一關設定為反藍色，再選擇欲插入單位/人員E.例如下面作業將會插入第二關吳歡達之前 F.插入原先已設定預設流程操作規則，同插入單位/人員操作模式；須先將後一關設定為反藍色，再插入預設流程。