如实登记信件-办公室事务处理.PPT

项目三 处理邮件 知识目标 能描述办公室邮件的内容和分类。 能描述办公室邮件处理的程序。 能描述秘书人员对邮件处理的权限。 能描述电子邮件的工作过程 能力目标 能分拣办公室邮件。 能收寄传统邮件。 能正确处理电子邮件。 任务二 处理电子邮件 任务一收寄传统信件与快递 任务一收寄传统信件与快递 过渡页 今天周嘉玲提前20分钟进入办公楼，她到公司租用的信箱中把信件取了出来，然后用专用信袋装好，提着走进了自己的办公室。在整理好办公室环境后，就坐在自己的办公桌前开始工作了。 周嘉玲先把公函和私人信函分开，把有密级要求的、标有“某某亲启”的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类：有5封信是人事部的；7封信是销售部的；1封是财务部的；1封信写着总经理亲启；另两封是行政办公室的。周嘉玲把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上，把其他信放在各个部门的专用信格里，留下了2封行政办公室的信。 周嘉玲拿出《收文登记簿》，将收到的2份文件登记在《收文登记簿》上。拆开信封后，张晓萌发现其中一封是东莞市劳动部门发来的一份文件：《东莞市人事劳动社会保障局关于开展企业用工检查的通知》。从文件上要求各公司将于7月22日对本公司用工情况进行自查，并提交一份自查报告。自查报告要求用快递方式寄回东莞市人事劳动社会保障局。 任务描述 过渡页 任务分析 周嘉玲任务：收取分发邮件，寄快递 /english/www/resources/materials/video/3-2-2-6.html 机关处理信件流程如何，有什么值得学习地方 案例1：机关信件处理 过渡页 相关知识 一、信件收取：7环节 签收 信件 1.及时收件；2.确认信件；3.做好记录 参考样例 分拣 信件 1.按部门；2.按收件人；3.按重要程度 过渡页 相关知识 一、信件收取 信件 拆封 1.获得授权；2.误拆操作；3.方法正确；4.使用工具；5.核对附件；6.不弃信封；7.先拆急件 工具 登记 信件 如实登记信件 过渡页 相关知识 一、信件收取 信件 分发 1.上司上班前准备好；2.将以前与此信相关信件连同给上司；3.作好提示，划出重点；4.把重要的放在上面；5.询问手写信是否打印；6.不同类信件用不同颜色文件夹；7.询问是否要作评述。 给上司 传阅 信件 制作传阅表格 1.及时转交；2.作好留言。可制留言条：为你提供信息；征求你的意见；请交回；请存档；要你采取措施；请提意见；请你和我一起审核。 给部门 过渡页 相关知识 一、信件收取 回复 信件 1.据重要性，请上司确认，复印备档；2.核对地址与人名；3.写好标示；4.检查附件并标明。 过渡页 相关知识 二、信件寄发：5环节 核对 签发 1.及时收件；2.确认信件；3.做好记录 信件 核查 1.核查附件；2.核查信封；3.核查邮标 折叠 装封 1.依信封规格折叠；2.装封留空，封好 信件 汇总 确认签字，地址无误，附件全 信件 发出 通道正确，考虑经济、方便，快捷 过渡页 相关知识 二、快递处理 快递 寄发 1.选择信誉好公司；2.认真填写信息 快递 查询 1.电话查询；2.官网查询 快递 签收 1.验货签收，2.破损退货或注明 快递 付费 确认是否收方付费，留下付费单 实训目的 1.能快速地分拣信件，按要求和步骤处理收到的信件。 2.能准确无误地寄发信件和快递 任务实施 实训指导 1.按部门做好信件分拣， 2.制作信件登记表，并作出登记 实训成果 信件登记表，分类及呈送，时间3分钟 任务实施 任务二 处理电子邮件 过渡页 今天一上班，周嘉玲就已经完成20多封信的收发，并寄出了3份快递。周嘉玲刚想休息一下，她的上司要求她给上海、深圳分公司发去一份总公司2011年的工作计划。上海分公司邮箱地址：donglaishanghai@,深圳分公司邮箱地址为：donglaishenzhen@?姜红要求周嘉玲用公司邮箱发送，并要求用重要文件形式。周嘉玲发送完后，开始处理她自己的邮箱。邮箱中有大量的垃圾邮件，也有些其它公司发来的邮件。 任务描述 过渡页 任务分析 周嘉玲任务：发电子邮件，整理邮箱 案例1 过渡页 任务分析 案例2 过渡页 相关知识 一、电子邮件概念 电子邮件又称E-mail，是一种运用计算机终端通过互联网（Internet）进行信息交换的现代通信手段。 电子信箱的地址：用户名@电子邮件服务器名。 优点：通信费用低、速度快；可同时多向发送信息；不受时间地点限制；多媒体、多功能。 过渡页 相关知识 二、发电子邮件 申请邮箱 过渡页 相关知识 二、发电子邮件 撰写邮件 收件人，抄送 主题，正文 附件、标记 过渡页 相关知识 三、收电子邮件 登录 收件箱