excel在审计制表中的应用.doc

第六章 Excel在审计中的应用 1 第一节 复制粘贴在审计中的应用 4 第二节 排序、筛选、分类汇总在审计中的应用 10 第三节 Excel的“公式审核”功能在审计中的应用 12 第四节 Excel在审计抽样中的应用 16 第五节 Excel在审计复核中的应用 20 第六节 Excel在审计制表中的应用 22 第七节 Excel的数据保护功能在审计中的应用 24 第六章 Excel在审计中的应用 电子表格软件Excel以其强大的功能在处理数据、排序、筛选、汇总、计算形成工作底稿方面发挥了很大的作用，成为审计人员的有力助手，在审计工作中得以广泛使用。 第一节 复制粘贴在审计中的应用 复制和粘贴是各种审计数据资源相互传递的基本途径，是各种软件之间数据利用的有效方法。复制粘贴的基本操作步骤如下：选定要复制的内容；单击鼠标右键选择“复制”，或单击“编辑”菜单下“复制”命令，或按Ctrl+C键；将光标定位到要插入的位置；单击鼠标右键选择“粘贴”，或单击“编辑”菜单下“粘贴”命令，或按Ctrl+V键。 本节主要讲述的是在审计过程中涉及到的复制粘贴的其他用法。 一、复制 复制是Excel中最常用的操作，灵活运用各种不同的复制方法，可以显著提高审计效率。下面介绍几种不同的复制方法： 1．原样或全部复制已经编辑好的单元格内容。选中要复制的单元格，然后执行“复制”命令，再选择目标单元格，单击“粘贴”实现复制，或执行单元格拖动即可。 2．复制单元格中的部分特性。选中要进行复制的单元格，单击“复制”命令，然后将鼠标移动到目标单元格，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图7-7所示的对话框。 图7-7 选择性粘贴 选择所需粘贴的内容或其他选项，如只复制格式，则选中“格式”，单击“确定”按钮即可。 3．工作表的复制。在一个工作簿中，通常需要进行工作表之间的复制操作，如果仅在表格数据区进行选择，执行“复制”、“粘贴”命令后，只能复制其单元格数据，而结构、格式、属性并没有复制过来。要解决此问题，可以采用以下方法： （１）使用菜单复制工作表。用鼠标右键单击要复制的工作表标签，弹出如图所示的菜单条选择“移动或复制工作表”。 图7-8 移动和复制工作表 或单击“编辑”菜单下的“移动或复制工作表”弹出如图7-9所示的对话框： 图7-9 指定工作簿 选定目标工作簿及在工作簿中的位置，选择“建立副本”，单击“确定”按钮，新的工作表就建立了。 （2）拖动鼠标复制工作表。这种方法仅限于同一工作簿内复制工作表。方法是单击要复制的工作表标签，同时按下Ctrl键，拖动鼠标到目标工作表标签处松开，就会产生一张完全相同的工作表，新工作表标签为“工作表（2）”，将其重新命名即完成一张工作表的复制。 4.复制到Word。审计数据通常以表格或报表的形式反映出来，而审计报告中常常要用到表格或报表的数据，如果表格的数值发生变动，必然要修改报告中的数据，如果数字被多次修改或修改的数字很多，很可能在报告中发生遗漏，而且非常麻烦。将Word与Excel结合起来使用，则可以解决这一问题。当报告中需要数据时，可以从Excel表格中链接过来；当Excel表格的数据发生变动时，Word中的数据会被自动更新。 具体操作如下： 分别打开要进行链接的Word和Excel文件，在Excel表格中，选中要复制的单元格，单击“编辑”菜单下的“复制”命令；切换到Word文档，再要输入数据处单击鼠标，然后单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图7-10所示的对话框。 图7-10选择性粘贴 在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”，在“形式”备选框中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮，Excel表格中的数据就复制到Word文档中了，当Excel表格中的数据发生变动时，报告中的数据会同时作相应变动。如果要把Excel表格整体复制到Word文档中，在“粘贴链接”时，选择“带格式文本”，单击“确定”按钮即可。 二、粘贴 复制和粘贴是不可分的，在谈复制时，要用到粘贴；要进行粘贴，首先要复制，这里主要讲一些在复制中没有说明的问题。 1．粘贴数值。在审计工作中，经常会遇到这样的问题：如何将原来表格中的格式复制到现有工作表中？如何将计算结果保存到另一张工作表，而不将公式带过去？这就需要适用“选择性粘贴”来完成。 例如：将图7-11的D1的结果复制到另一个工作簿的C1中。操作如下： 选择要复制的区域D1，单击“编辑”菜单下的“复制”命令；切换到目标工作簿的目标单元格C1，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图7-12所示“选择性粘贴”对话框，选择“数值”，单击“确定”按钮即可。如果执行“粘贴”命令，其结果如图7-13所示，其差异显而易见。C1单元格只有数字，而D2单元格复制的是公式，