中文版access2007实用教程51格式化数据表-read.ppt

第05章 表的高级操作 教学重点与难点 5.1 格式化数据表 5.1.1 调整表的行高和列宽 5.1.2 调整字段顺序 5.1.3 隐藏和显示字段 5.1.4 设置网格属性 5.1.5 设置字体格式 5.1.6 冻结列 5.1.7 删除和添加字段 5.2 数据的编辑 5.2.1 数据的查找与替换 5.2.2 数据排序 5.2.3 数据筛选 5.2.4 数据的导出和导入 5.3 建立子数据表 5.4 创建表之间的关系 5.4.1 创建关系 5.4.2 设置参照完整性 中文版Access 2007实用教程 表是Access数据库中最常用的对象之一，Access中的所有数据都保存在表对象中。因此对表之间的关系以及表中数据的操作成为数据库中最基本的操作。本章将介绍格式化数据表、查找、替换和筛选数据，创建子数据表以及创建表之间关系的方法。 格式化数据表 编辑数据 建立子数据表 创建表之间的关系 建立查阅字段 在数据表视图中，可以根据字段的大小调整表的行高和列宽、改变字段的前后顺序、隐藏、显示与冻结列和设置数据的字体格式等。 调整表的行高和列宽 调整字段顺序 隐藏和显示字段 设置网格属性 设置字体格式 冻结列 删除和添加字段 数据库视图中，Access 2007以默认的行高和列宽属性显示所有的行和列，用户可以改变行高和列宽属性来满足实际操作的需要。调整行高和列宽主要有两种方法：通过“开始”选项卡的“记录”组设置，另一种是通过鼠标直接调整。 字段在数据表中的显示顺序是以用户输入的先后顺序决定的。在表的编辑过程中，用户可以根据需要调整字段的显示位置，尤其是在字段较多的表中，调整字段顺序可以方便浏览到最常用的字段信息。 在数据表视图中，Access会显示数据表中的所有字段。当表中的字段较多或者数据较长时，需要单击字段滚动条才能浏览到全部字段，这时，可以将不重要的字段隐藏，当需要查看这些数据时再将它们显示出来。 在数据表视图中，通常会在行和列之间显示网格，用户可以通过设置数据表的网格和背景来更好地区分记录。 在数据表视图中，用户同样可以为表中的数据设置字体格式，在“开始”选项卡的“字体”组中进行设置即可。 当表中的字段比较多时，由于屏幕宽度的限制无法在窗口上显示所有的字段，但又希望有的列留在窗口上，可以使用冻结列命令实现这个功能。 在数据库的实际操作过程中，有时需要将多余的字段的删除，有时又需要添加字段来描述新的信息。删除和添加字段在Access中的操作非常简单，下面通过一个实例进行说明。 在表创建完成后，可以对表中的数据进行查找、替换、排序和筛选等操作，以便更有效地查看数据记录。 数据的查找与替换 数据排序 数据筛选 数据的导出和导入 当需要在数据库中查找所需要的特定信息，或替换某个数据时，就可以使用Access提供的查找和替换功能实现。下图分别为“查找和替换”对话框的“查找”选项卡和“替换”选项卡。 表中的数据有两种排列方式，一种是升序排序，另一种是降序排序。升序排序就是将数据从小到大排列，而降序排列是将数据从大到小排列。下图所示分别为将“职员信息表”的“年龄”字段按升序和降序排列。 要在窗体中查找一个或多个特定记录，或者要打印报表、表或查询中的特定记录，可以使用筛选。筛选可以将数据视图局限于特定记录。Access提供了使用筛选器筛选、基于选定内容、使用窗体筛选和使用高级筛选等筛选方式。本节将分别介绍这几种筛选方式，其中高级筛选方式将穿插在各种筛选方式中介绍。 使用筛选器筛选 基于选定内容筛选 按窗体筛选 在实际操作过程中，时常需要将Access表中的数据转换成其他的文件格式，如文本文件(.txt)、Excel文档(.xls)、dBase(.dbf)、HTML文件(.html)等，相反，Access也可以通过“导入”的方法，直接应用其他应用软件中的数据。 数据的导出 数据的导入 Access 2007允许用户在数据表中插入子数据表。子数据表可以帮助用户浏览与数据源中某条记录相关的数据记录，而不是只查看数据源中的单条记录信息。 Access是一个关系型数据库，用户创建了所需要的表后，还要建立表之间的关系，Access就是凭借这