6.2、报表设计向导的应用.ppt

6.2、报表设计向导的应用 Access提供的向导总是可以使得创建数据库对象的操作更加便捷。因此，使用向导创建报表对象，然后再进入报表设计视图对之进行细致的设计，可以提高报表对象设计的工作效率。以下，分两种情况介绍Aceess报表设计向导的应用：简单报表设计和子报表设计。 6.2、报表设计向导的应用 6.2.1、简单报表设计 我们把源于单一数据集的报表称为简单报表，一个简单报表对象设计通常可以采用这样的步骤进行：首先使用向导创建报表对象基本结构；然后进入报表设计视图进行设计调整，并安置所需要的各种报表控件，使之真正能满足报表格式及其功能的各项具体需求。 现以“销售交接班报表”的创建为例，介绍使用向导创建简单报表对象的方法。 打开“小型商品进销存管理信息系统”数据库，在Access数据库设计视图中的报表对象卡上，单击“新建”按钮“ ”。在随即弹出的“新建报表”对话框中选择“报表向导”选项，并在“数据来源”列表框中选定“销售结转清查询”，然后单击“确定”按钮“ ”。如图6-5所示。 随之，即进入报表向导的操作过程。如果在报表对象卡上双击“使用向导创建报表”选项，则可以跳过“新建报表”对话操作过程，而直接进入使用报表向导的操作过程。 图6-5、“新建报表”对话框 用报表向导创建报表对象的六个步骤 1．为报表对象设定数据源及其字段 在如图6-6所示的“报表向导”对话框（1）中，从其左上部的下拉式列表框中选择一个数据表或一个查询作为创建报表的数据源。如果经过“新建报表”对话操作过程时，已经设定了报表数据源，则此处不需要再次设定。 接下来，须从选定的数据源中为报表对象逐一选定所需数据字段，如图6-6所示。在“报表向导”对话框（1）中，为报表对象选定所需数据字段的操作，可以单击“ ”按钮选中数据源中的所有字段，也可以单击“ ”按钮逐一选择单个的字段。如果发现有误选的字段，可以选中误选字段后，单击“ ”按钮将其退回至“可用字段”列表框中；也可以单击“ ”按钮将全部选定字段退回至“可用字段”列表框中。这种操作方式与在窗体向导使用中的操作方式完全一样。 对于“销售交接班报表”，由于已经在“新建报表”对话操作过程中设定“销售结转清查询”对象作为数据源，此处仅需为本报表选定数据字段。根据需要，应该选定“销售结转清查询”中的所有字段，单击“ ”按钮即可完成操作。 设定数据源，并选定所需字段的操作完成后，可以单击“下一步”按钮“ ”，即进入报表向导操作的第二步骤。 图6-6、“报表向导”对话框（1） 2．为报表选定分组字段 在如图6-7所示的“报表向导”对话框（2）中，若选定报表分组字段，Access将在创建完成的报表中依据所指定的分组字段进行分组计算。分组计算种类有：总计、平均值、最大值和最小值。对于需要进行分组计算的报表，应该在“报表向导”对话框（2）中选定作为分组依据的字段，还可以指定分组优先级以及分组选项。操作方法：逐一地选中对话框左端列表框中的字段，单击“ ”按钮将其移至对话框右端的组合框下方；发现误选字段时，可以单击“ ”按钮将其退回对话框左端列表框中。所需分组字段全部移动完毕，可以单击“ ”按钮或“ ”按钮调整其优先级别。操作完成后，可以单击“下一步”按钮“ ”，从而进入第三步骤的操作。 对于“销售交接班报表”，并不需要进行分组计算。因此，不需选择分组字段，可单击“下一步”按钮“ ”，直接进入报表向导操作的第三步骤。 图6-7、“报表向导”对话框（2） 3．确定报表记录的打印显示顺序 在如图6-8所示的“报表向导”对话框（3）中，可以设定报表记录的打印显示顺序。由于报表对象的数据源中的数据总是按照某种次序排列的，这种记录排序一般都是根据数据源中的数据组织需要设定的，如第三章与第四章中所述，它不会去考虑某一个报表应用的需求。如果这种记录序列正好满足所建报表对象的需求，“报表向导”对话框（3）中可以不进行任何操作，而只需单击“下一步”按钮“ ”，直接进入第四步骤操作。如果所建报表需要记录顺序不同于数据源记录的原有顺序，则必须进行一些相关的操作来设定异于数据源记录顺序的排序方案，且此处设定的记录顺序仅在本报表对象中有效。 例如，在需要的情况下，可以指定报表数据按照货号有序的方式排列，也可以指定报表数据按照货名有序的方式排列，还可以指定报表数据保证货名有序前提下按照销售单价的高低顺序排列，等等。最多可以指定四个