access 2010 第6章.ppt

第6章 报表的创建与使用 6.1 报表概述 6.2 使用报表向导创建报表 6.3 报表设计视图的使用 6.4 创建高级报表 6.5 打印报表 本章要点 掌握设计报表的方法 掌握创建报表的操作方法 掌握报表的使用方法 了解报表的组成 了解将窗体转换为报表的操作方法 了解创建其它报表的操作方法。 6.1 报表概述 数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能，通过它们可以打印比较简单的信息，要打印数据库中的数据，最好的方式是使用报表。报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种工具。要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高，则必须使用报表的形式。用户可以利用报表，有选择地将数据输出，从中检索有用信息。Access 2003报表的功能非常强大，也极易掌握并制作出精致、美观的专业性报表。 简言之，报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。 6.1 报表概述 6.1 报表概述 6.1.2报表的结构 在设计视图中，“节”表现为带区形式，并且报表包含的每个节出现一次。在已打印的报表中，某些节可以重复打印多次。 报表在设计视图中由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚五个部分组成。 下面以“教学管理系统”数据库为例介绍报表的组成：打开“教学管理系统”数据库，在“对象”列表中单击“报表”对象，双击“学生成绩报表”报表，可以打开它的“打印预览”视图,如下图所示。 6.1.3报表设计区 6.1 报表概述 6.1.4报表的分类 报表主要分为以下4种类型。 1.纵栏式报表 2.表格式报表 3.图表报表 4.标签报表 6.2 使用报表向导创建报表 6.2.1使用“自动报表”创建报表 如果对格式要求不高，只需要看到报表中的数据，则可以快速创建一个简单的报表。 使用Access自动创建报表的步骤如下。 （1）打开数据库窗口，选择“报表”对象。 （2）在数据库窗口中，单击工具栏上的“新建”按钮，调出“新建报表”对话框，如下图1所示。 （3）选择“自动创建报表：纵栏式”选项，在下面的下拉列表框中选择数据的来源表。单击“确定”按钮，即可完成报表的创建工作，如下图2所示。 6.2 使用报表向导创建报表 6.2 使用报表向导创建报表 6.2.2 使用“报表向导”创建报表 报表向导为用户提供了报表的基本布局，根据用户的不同需要可以进一步对报表进行修改。利用报表向导可以使报表创建变得更容易。在Access 2003中使用向导创建报表的具体操作步骤如下。 （1）打开数据库窗口 中，单击“报表”对象， 在“报表”对象窗口中， 双击“使用向导创建报 表”选项，调出“报表 向导”对话框之一， 如右图所示。 6.2 使用报表向导创建报表 （2）单击“表/查询”下拉列表框右侧的向下箭头调出其下拉列表，从中选择创建报表所需使用的表或查询。 （3）在“可用字段”列表框中选择字段，单击按钮，将其添加到右半部分的“选定的字段”列表中，如下图1所示。 （4）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之二，如下图2所示，选定添加分组级别以及分组的依据。分组是为了使生成报表的层次更加清晰。 6.2 使用报表向导创建报表 6.2 使用报表向导创建报表 （5）在图2中，单击“分组选项”按钮，调出“分组间隔”对话框，如下图3所示，在这里可以为组级字段选定分组间隔。单击“确定”按钮，返回图2报表向导的分组中。 （6）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之三，如图4所示。在“报表向导”对话框窗口中，选择排序次序，可以选择一个或几个字段作为排序和汇总的依据，排序可以选择升序或降序。 6.2 使用报表向导创建报表 6.2 使用报表向导创建报表 6.2.3使用“图表向导”创建报表 Access中的图表报表有多种样式，包括线条图、饼图、面积图等，还有三维图形。图表可以是所有数据的，也可以是选定的当前数据的。用户可以通过图表向导创建满意的图表。 利用向导创建图表的方法如下。 （1）打开数据库窗口，选择“报表”对象。 （2）在数据库窗口中，单击工具栏上的“新建”按钮，弹出如图6-1-27所示的“新建报表”对话框。选择“图表向导”选项，并在下面下拉列表框中选择数据源。 （3）单击“确定”按钮后，调出“图表向导”对话框之一，如图6-1-28所示，在“可用字段”列表中选择字段，单击按钮，将其添加到“用于图表的字段”列表中。 6.2 使用报表向导创建报表 6.2 使用报表向导创建报表 6.2.4使用“标签向导”创建报表 标签实际上是一种多列报表，常常把一条记录的各个字段分行排列，因此制作标签一般都是使