基建档案工作规范-西南大学档案馆.DOCVIP

附件7 西南大学基建类档案工作规范 为提高学校基建类档案（以下简称基建档案）的工作质量与管理水平，发挥其在学校科学研究和教育管理以及在经济和社会发展方面的作用，根据《西南大学档案管理办法》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法规制度，结合学校实际，特制定本工作规范。 一、基本原则 （一）本校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建档案。 （二）基建档案工作要纳入基建规划、计划、基建管理制度和基建人员职责范围中，做到基建工程一开始建档工作也同步开始，工程建设过程与竣工材料的积累、整编、立卷归档工作同步；工程竣工验收时，要与提交一套合格的竣工图的验收同步。 （三）建立基建档案要列入学校的发展计划，要在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从单位基本建设的经费总额中拨出专门经费，作为基建档案工作经费。 （四）基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。 二、归档范围与内容 （一）基建管理和项目建设中形成的文件材料对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用的均应归档。 （二）归档的基建文件材料，应遵循其自然形成规律，保持其有机联系，使与实物完全一致，并具有成套性。 （三）归档的基建文件材料必须反映基本建设管理和项目管理建设的全过程，保证完整、准确、系统。 （四）归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体见《西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》。 （五）归档重点是基建项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。 （六）电子档案参照纸质材料的归档范围与整理同步归档。 三、部门立卷与归档流程 （一）形成积累 1、基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成，积累，归档工作。 2、基建部门接到基建项目后，在布置工作计划时应同时布置做好形成积累基建文件材料的任务。 3、基建项目实行总承包给各单位的，由各分承包单位负责搜集、整理分承包范围的基建文件材料，并交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料，再由基建部门立卷归档。 4、档案馆应随时了解基建项目主要的工程进度，督促、指导专（兼）职档案人员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。 5、基建部门应严格执行基建文件材料的审查制度，明确职责，把好文件材料形成质量关。 6、基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一。要与它所反映的对象一致、能揭示其性质与特征。 7、使用基建文件材料过程中不允许随意更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。 8、归档的基建文件材料要格式统一，字迹工整、图象清晰。 9、归档的底图、格式须按国家制图标准绘制完成。 10、归档的蓝图、规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。 11、工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。 12、基建部门要定期检查，绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。 （二）整理组卷 1、基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案工作的负责人，负责组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。 2、根据基建文件材料的形成规律，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。 3、文件材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。 4、拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补，用线装订好。 5、基建文件材料采用卷盒方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒式或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。 6、无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从001开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单位。在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号和件号的戳记章，并逐一填写。 7、填写卷内目录和备考表。 8、确定保管期限。 9、草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。 10、工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后一并归档。 （三）归档验收 1、基建项目在验收前,档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收,出具证明,否则不能组织工程竣工验收