无纸化之最佳管理实务提昇沟通能力与运作效率.PPT

無紙化之最佳管理實務（提昇溝通能力與運作效率） 喬篷科技股份有限公司 首席顧問 黃端祥 2006/5/12 Agenda e化現象 實際案例（人家怎麼做！？） 效益分析 How to do 成功關鍵因素與風險 電子表單實例展示 QA e化現象 成功進行流程再造的企業 為何要導入Work Flow?（企業流程現況） 訂單簽核流程 5-16個章 請購單驗收流程 4-14個章 收入立帳沖銷流程 4- 9個章 費用立帳沖銷流程 6-14個章 …………………… 企業流程管理的價值（一） 降低成本 讓企業流程的執行在較少的人力資源介入的情況下，仍不阻礙服務品質。 改善品質、降低錯誤 依據即時與歷吃績效來產生報告，協助經理人降低每個流程步驟中的錯誤。應用系統間資料的自動轉換，也大幅降低資料＝輸入的錯誤機率。 增加對企業的了解 是決策者了解企業流程的窗口，讓他們能掌控每項活動的狀態，例如是否延遲、為何延遲、以及做了什麼加以補救。 企業流程管理的價值（二） 管理、衡量及改善流程 更多管理、衡量及改善流程所需的工具，讓經理人在進行流程再造時，擁有足以支持決策的可量化資料。 自動化流程中的每一步驟 這是企業流程管理解決方案的基本價值功能之一。依據企業規則安排員工及系統的工作程序，企業流程管理降低了流程間文件往返及處理複雜交易的時間。 平衡工作量 自動化流程的另一相關利益是平衡工作量，並安排適當的員工來從事適當的工作 企業流程管理的價值（三） 降低紙上作業 這是企業流程自動化的主要利益之一。由於許多書面文件都透過電子化、網路化的環境來進行，企業可以大幅降低建立、儲存、管理及傳送書面文件的成本。 改善滿意度 在更少錯誤的情況下，讓企業能更快速地處理每筆交易，以滿足包括顧客、員工、合作夥伴等，希望達到幾乎即時處理其訂單或問題的期望。 增值的知識資產 以電子表單及流程串連各應用系統 實際案例 南亞科WebFlow系統整合架構圖 南亞電: 整合 B2B 供應鍊 南亞電:整合B2B供應鍊目的 接單無紙化 內部接單簽核流程 外部RosettaNet整合 (3B2, 3A*) 美商ING安泰人壽 效益分析 導入後效益分析 (I) 導入後效益分析 (II) 無形效應： How to do? How to do 電子表單分析 流程設計原則 確認所有流程及其重要性，來決定重新設計的優先順序 簡化不必要或加值性低的流程 要求流程產出的使用者執行該流程 要資訊處理的作業與實際作業併於同一流程 整合決策點與實際作業，並把控制權建入流程中 以同步工程的觀念，強調平行作業之間的相互配合 流程管理的推動範圍 綜合討論恭請指教 Q：B2B訂單結合Biztalk與RosettaNet後，人工部份需要簽核流程自動化功能 A：使用WebFlow處理訂單簽核流程自動化功能 C：整合B2B供應鏈提供工作流程自動化功能 可利用統計資料，提供管理決策作為營運改善之參考，以提昇競爭力。 決策參考 庶務性簽核資料可與第二階段之ERP系統整合，節省人力及減少錯誤。而文件資料分類彙整，可累積成知識庫，供其他研發人員在利用，達到個人經驗及知識的傳承之目的。 資料共享 可依權責設定使用權限，有效管理文件之安全性，杜絕機密文件外流，影響公司營運。 文件權限管理 可自動控制文件版本，有效管理變更狀態，以達資料之一致性，避免錯誤。 文件版本控制 可於線上即時查詢案件簽核狀態，追蹤稽催簽核人員。 追蹤管理 可依條件設定簽核權限，解決人為判斷，而疏忽的簽核流程及管制行為。 流程管制 什麼樣的企業需要導入 1.人數組織較多的企業 2.地點分佈越廣、分點越多、距離越遠的企業 3.人員移動性越高、主管出差越頻繁 4.對資訊累積對IT依賴性越高企業 5.對時效及作業標準化要求越高企業 6.對於執行力要求越嚴格企業 What Company? 組成e化委員會 審核流程 流程修訂最佳化 流程制定 流程試行 電子化流程管理系統 流程檢討、監控 … … 840 ★ ★ ★ ★ ★ 168 設計變更申請單 876 ★ ★ ★ ★ 219 工程變更申請單 研發 4617 ★ ★ ★ 1539 加班單 6 ★ 3 消假單 428 ★ ★ 214 請假單 人事 備註 權重 重要性 平均月使用量 表單名稱 部門 每個世紀都有值得在歷史的痕跡裡記上一筆的事，在進入20世紀末端的前夕，就提 身處的世代吧！在初期科技為人類帶來了電視，而後電腦、行動電話等通訊產品， 到近年來網際網路之蓬勃發展，甚至遠距教學，任何看似mission impossible的事都 逐一發生了！那麼，在下個世紀來臨時又會有怎樣的神奇更上一層樓呢？做好當個 21世紀新人類的準備了嗎？ 最近翻報紙看到一篇報導，從其中又瞧見不久的將來