第5章报表操作.ppt

5.1.2 报表的结构 报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图”菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页，整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作为整个报表的封面和封底。 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，其名称也随具体分组字段而定。 报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。 主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数据源中的记录。 报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文字等信息。 报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的统计数据、日期和说明性文字等信息。 页面页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、页码、日期等信息。 页面页脚在每一页的底部，用来显示页面摘要、页码、日期和本页汇总数据等信息。 组页眉在组的明细部分的最前面，用来显示分组字段等分组信息。 组页脚在组的明细部分的最后面，用来显示分组统计数据等分组信息 5.1.3 报表的视图 “设计”视图 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的“设计”按钮，就打开了报表的“设计”视图。 “设计”视图用来创建或再设计报表。 “打印预览”视图 “打印预览”视图用来查看将在报表的每一页上显示的数据。 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的“预览”按钮，就打开了报表的“打印预览”视图。 “版面预览”视图 5.1.4 报表的类型 在Access中，常用的报表可分为以下几种类型： 明细报表； 汇总报表； 交叉列表报表； 图表式报表； 标签式报表。 1、明细报表 2、汇总报表 汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。 3. 交叉表报表 交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数据的组织形式和交叉表一样。 4. 图表式报表 5. 标签式报表 标签式报表就是将报表数据源中少量数据以标签的方式组织在一起。下图就是一个邮政标签实例。 本节内容： 5.2.1 自动创建报表 5.2.2 使用报表向导创建报表 5.2.3 使用向导创建标签 5.2.4 使用向导创建图表报表 5.2.1 自动创建报表 案例1：以“学生”表为数据源建立名为“学生情况表格式1”的报表。 结果： 练习1：以“学生（有相片）”表为数据源自动建立名为“学生情况纵栏式”的报表。 案例2：以“学生”表为数据源使用向导创建名为“学生情况纵栏表1”的报表，包括所有字段。 操作说明：在“报表向导”对话框之三中（下页图）设置排序字段，最多可以按4个字段排序，既可升序也可降序（单击“升序”或“降序”按钮切换）；本题设置“学号”为唯一的排序字段，以升序排序。 结果： 5.2.3 使用向导创建标签 标签以卡片式的小区域表示一些少量数据，通常用于名片、地址和各种标签。 案例4 以“教学”数据库中的“学生”表为数据源，建立一个名为“学生信封地址”的标签式报表。 (2) 选择“报表”对象，新建图表式报表，数据源选择上步所建的查询。如图： (3) 在打开的“图表向导”对话框（下图）中选择用于图表的字段（最多6个）；本题选性别、课程、成绩。 课后上机作业： 课本第139页第1、2、3、4题 主要内容 5.3.1 修改报表的属性 5.3.2 添加时间和日期 5.3.3 添加分页符和页码 5.3.4 调整报表的外观 2. 控件的属性 控件的属性绝大部分在第4章已经介绍过。下面介绍报表中的控件所特有的属性。 隐藏重复控件：用来确定是否隐藏报表内主体节的重复数据值。 例如，在“成绩表”中将主体节中的“学号”字段的“隐藏重复控件”属性项设为“是”，则显示和打印报表时每个学生仅在他的第1行显示学号，以后的各行都隐藏。这样的报表更清晰。 可以扩大和可以缩小：用来确定在显示/打印的时候控件是否会根据设置需要自动进行垂直放大和缩小。 运行总和：用来确定是否按记录或按组进行总和计算。不：不对记录进行累加；工作组之上：在同一分组级别对记录进行累加，遇到下一个分组级别时停止；全部之上：对整个报表按指定分组级别对各分组都进行累加。 5.3.2 添加时间和日期 一份完整的报表一般包含有制作时间和日期等信息。 添加系统当前日期和时间：用Now函数或Date函数，操作： 添加一个文本框，输入“=Now()”，如果该控件的“格式”属性设置为常规日期和长日期，效果： 5.3.3 添加分页符和页码 一份精美的报表，不仅要求报表中的数据安排得当，还要求合理地分页并以恰当的方式显示页码。自动创建或利用向导创建报表时，Ac