ROHS内外部信息沟通管理作业程序书.doc

ROHS内外部信息沟通管理作业程序书 1.目的： 1.1.建立公司内、外部的沟通管道（讯息传递）／范围并处理响应（反映）之事件。 2.范围： 2.1.与本公司危害物质限用管理系统相关之内、外部人员及事物。 2.2.利害相关者：包括内部员工与外部利害相关者（供货商／客户）。 2.3.沟通内容：包括： 1.ROHS要求事项／公司承诺／环保政策…等。 2.信息传达／意见反映／反映事件处理／信息回馈／协议／训练／会议／窗口…等。 3.权责： 3.1.文件制作：由权责部门拟订相关内、外部沟通文件。 3.2.适宜性审查：权责主管与＜危害物质限用管理委员会＞审查其与组织的符合性。 3.3.倡导／训练：权责部门。 3.4.检查／考核：由权责部门主办。 3.5.结果报告：权责部门向＜危害物质限用管理委员会＞报告。 3.6.修订／变更／废止：（文件或过程方式（Process Approach）） 1.由权责部门提出申请； 2.权责主管或＜危害物质限用管理委员会＞审查与核准。 37.执行： 1.公司相关人员均需了解／实施／落实＜内、外部沟通＞的管制事项。 2.协理／经理／总干事代表： 1.代表本公司，主导沟通之执行，报告沟通的规划／需求／效果。 2.督导公司ROHS系统之执行／与沟通的有效性。 3.沟通／反映事件处理之裁示／与沟通的绩效显示。 3.工程课：（含各部门主管／权责者，由工程课主办） 1.规划／督导／查检，沟通与反应事件之办理 2.ROHS系统及相关要求事项之倡导及执行。 3.利害相关者之反映意见，汇整并登录，向主管部门报告。 4.将最后处理结果回馈／回报各内部、外部利害相关者。 4.利害相关者： 1.随时提供ROHS相关意见，做最有利之双向沟通。 2.共同维持ROHS系统之要求事项。 4.作业程序： 4.1.作业、审查的时机： 1.初次导入ROHS或与公司其它管理体系作整合时； 2.内，外部ROHS要求／利害相关者要求时； 3.须视需求（宣告／修正）或定期（每年至少一次）审查其适用性。 4.2.作业说明： 1.沟通管道／方式： 1.形态沟通：会议／训练／集会／访问／透过相关机关…等。 2.文字沟通：意见箱／电子邮件／业务连络单／训练／文件／刊物／公布栏等。 3.沟通窗口： 1.当ROHS不符合事件发生时，和客方有关环境要求时，营业课为主要窗口，汇报给经营负责人和环境管理代表及各权责部门，人员协办。 2.高阶层管理阶层应确保在公司中进行ROHS有效性的沟通，以期达到ROHS要求。 4.沟通内容：（请参照23.）。 2.沟通之处理程序： 1.倡导／沟通方式： 1.于适当时机，办理集会／刊物／公布栏／ROHS要求事项／反映事件报告等。 2.结合年度教育训练之办理。 2.反映事件之处理： 1.利害相关者反映： 1.由客方将有关ROHS要求讯息传递到营业课，将反映事项记录在“沟通反映 与处理表”。 2.重要性判断： 1.对公司／利害相关者，造成冲击时，马上采取对策或不符合矫正／预防措施，使冲击降到最低。 3.回复利害相关者： 1.将处理后之结果，回馈反映者，使其反映事件能圆满处理／结案。 4.记录： 1.沟通之处理程序，以“沟通反映与处理表”作成记录。 2.高阶管理阶层／危害物质限用管理委员会（ROHS.C.），需审查沟通之有效性，并作成 “沟通绩效汇总表”。  5.内外部沟通作业流程图： 51.倡导／沟通方式流程图： 意见／问题反应 52.反映事件之处理流程图：