中文商务电子邮件应用培训.ppt

Company LOGO 电子邮件的撰写 目录 电子邮件的格式 2 电子邮件的礼仪规范 3 收件人、抄送人的选择 4 其他注意事项 5 电子邮件的目的 1 收发电子邮件中遇到的问题 为什么要写电子邮件? 你会写电子邮件吗? 你知道怎样用电子邮件向领导汇报工作吗？ 你知道怎样用电子邮件下发通知吗？ 电子邮件必须要回复吗？ 收件人、抄送人怎样选择？ 电子邮件的目的 需要对方做什么 需要说明什么 交流与分享 在邮件中明确告诉对方，需要他（她、他们）看到你的邮件后什么时间需要做什么 对于对方的疑问，甚至质疑，需要把事情说明清楚 心得交流与知识分享 电子邮件格式 问候 称呼 正文 祝颂语 日期 署名 内容 构成 电子邮件的礼仪规范 主题要明确 语言要流畅 邮件的内容要简洁 电子邮件 收件人和抄送人的选择 收件人 指的是你邮件的主送人，可以是一个或多个 两种人 抄送人 需要告知的人，比如其他相关人员、跨级、领导 1、请示：一般只写一个 主送人，需要同时送其他 人的，应当用抄送形式。 2、除上级负责人直接 交办的事项外，不要随意 向上级负责人报送 “请示”、“意见”和“报告” 下级因特殊情况必须 越级请示时，应抄送被越过 的上级；上级越级向下级 行文时，可以抄送受文人 的直接上级 不要随便得罪领导！ 抄送需谨慎！ 邮件主题别太多 商务邮件的修辞也需要注意 邮件结构第一段与最后一段是重点 主动说出你期待对方做的事情 邮件的日期与时间也是有讲究的 任何邮件都是需要回复的 见人说人话，见鬼说鬼话 最后的检查是必须的 注意 其他注意事项 见人说人话，见鬼说鬼话：1.采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该来做这件事情。A.你对这件事情有什么想法?B.有谁可以提供意见给我?看得出来吗?A比B来得主动而明确。2.动词比名词更有力量。C.让我们做个计划吧!D.让我们计划这件事情。在D句里，计划两个字被用在动词的表现，会比C句用在名词有力量。 * Company LOGO 见人说人话，见鬼说鬼话：1.采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该来做这件事情。A.你对这件事情有什么想法?B.有谁可以提供意见给我?看得出来吗?A比B来得主动而明确。2.动词比名词更有力量。C.让我们做个计划吧!D.让我们计划这件事情。在D句里，计划两个字被用在动词的表现，会比C句用在名词有力量。 *