会议室使用规定.doc

会议室使用规定 一 目的 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定： 二 定义 会议室指的是1008室的1个大会议室和1个小会议室。 会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。 三 会议室使用规定 2个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理； 部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向人事行政部提出申请并填写《会议室使用申请表》，经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经人事行政部负责人同意。 使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。 按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。 部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。 会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。 会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，前台接待员可以协助。 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。 四 程序 申请流程 部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况； 部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的大小的要求； 前台接待员根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记表》； 前台接待员将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处； 部门或个人按时间使用会议室。 使用流程 部门或个人按会议室使用规定使用会议室； 部门或个人自行指定人员安排会务工作。 交还流程 部门或个人使用完毕后，前台接待员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正； 如部门或个人不改正，前台接待员应及时上报人事行政部经理协调； 如部门或个人拒绝改正，人事行政部经理将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。 会议室使用流程： 附件： 会议室使用申请表 会议室使用登记表 会议室使用申请表 申请部门 使用时间 拟用会议室 □ 1008大会议室 □ 1008小会议室 会议主题 拟用设备 其它需求 参加人数 申请人 申请部门经理 人事行政部意见 会议室使用登记表 使用日期 使用时间 使用部门 会议主题 参会人数 联系人 签字 中国3000万经理人首选培训网站 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 部门填写会议室使用申请表 部门经理签字 人事行政部经理签字 行政部登记 使用会议室