AQCX-04-03 安全文件与档案控制程序.docVIP

1 目的 对安全标准化管理体系所要求的所有文件与档案予以控制和管理，以确保在安全标准化管理体系运行中起重要作用的各个场所都可获得并使用适用文件的有关版本，建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理。 2 适用范围 适用于本公司对安全标准化管理体系所要求的所有文件和档案进行控制。 3 职责 3.1安全生产委员会安全员是安全文件控制和档案管理的归口管理部门，负责组织的安全标准化管理体系文件的编制、发放、保管、更改、回收、作废管理。 3.2 安全生产委员会负责管理文件的评审，并负责外来文件适用性的审核和控制。 3.3安全分管领导负责程序文件的审核。 3.4总经理负责安全标准化程序文件批准和发布。 3.5各部门负责本部门与安全标准化管理体系有关的所有文件及档案的管理和控制。 4 管理内容 4.1 文件的编号 程序文件： AQ　CX-XX-XX 文 件： AQ　WJ-XX-XX 记　　录： AQ　JL-XX-XX 4.2 文件的编写、审核、批准、发放 4.2.1 文件发布前应由授权人批准，以确保文件是充分、适宜的； ----安全标准化程序文件由安全员组织编制小组编制，安全生产委员会评审后，经安全分管领导审核，总经理批准、发布； 4.2.2 文件的发放由安全员负责，应确保文件使用的各场所都应得到适用文件的有关版本，同时备案存档。 4.2.3 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件应在原分发号后标注“一补”，并注明已丢失文件的分发号作废，发放部门做好相应签发记录。 4.3 文件的受控状况 4.3.1 文件分为“受控”和“非受控”两大类。凡与安全标准化管理体系运行紧密相关的文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再批准、标识、回收、作废等均应受到控制，各主管部门按本程序执行。 4.3.2 受控文件应在文件封面上加盖红色“受控”印章井注明分发号。 4.3.3 “非受控”文件指如发给外部的安全标准化管理手册等无法跟踪控制的文件。 4.4 外来文件的控制 外来安全文件与法律法规由安全分管领导审批其适用性并确定发放范围,安全员统一编号，加盖受控章后纳入《受控文件清单》中，控制其发放并跟踪其修订状态，适时对修订或换版文件进行更换确保在使用处可获得适用文件的有效版本。 4.5 文件的评审 4.5.1 评审的频次：正常情况下，每年在公司绩效评定时组织评审一次，把结果记录《文件评审表》；当出现以下情况时，可随时组织评审。 1）法律、法规发生变化； 2）生产装置和工艺技术发生重大变化； 3）安全生产相关的组织机构发生重大变化； 4）管理机构的管理职责发生重大变化时； 4.5.2 评审组织：文件的评审，本着制订部门组织相评审的原则。 4.5.3 评审内容 1）与法律、法规符合性； 2）与企业发展总体水平的相适应性； 3）与工艺流程和装置变化的相适应性； 4） 文件之间的相容性和匹配性； 4.5.4 评审输出 1）评审结果作为安全生产制度修订的主要依据之一。 2）评审结果要形成书面材料，反馈给参加评审的人员和审批人。 4.6 文件的修订 4.6.1 正常情况下，文件的修订每两年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。 1）法律、法规发生变化，现行文件与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求； 2）生产装置和工艺技术发生重大变化； 3）新装置、新产品投产，现行文件不能覆盖其管理要求； 4）组织机构发生重大变化，需重新分配职责； 5）各级人员素质发生较大变化，文件的要求已经充分转变员工的自觉行动； 4.6.2 修订组织：文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该文件的制订的原始背景。 4.7 文件更改和现行修订状态的控制 4.7.1 安全标准化管理体系文件需要更改时要由相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由相应部门指定该文件负责人进行更改。如果指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。 4.7.2 文件更改和现行修订状态应在所更改的文件上进行标识，以确保文件的更改和现行修订状态得到识别； 4.7.3 文件更改后，应按该文件发放范围及时收回失效或作废文件，以确保有效文件的唯一性。 4.8 文件与档案的回收、作废与销毁 4.8.1 安全员及时从文件使用场所收回失效和作废文件，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用； 4.8.2 若因任何原因需保留的作废文件，应在文件封面上加盖“作废留用”印章加以标识并单独保存。 4.9 安全档案的归档 4.9.1 安全档案的范围 安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育