一 报销及支付制度（2016版）.docxVIP

意汇传媒(北京)有限公司财务管理制度-报销及支付管理制度总则基于加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出的管理目的特制定本制度；本制度适用于意汇传媒（北京）有限公司及其控股或具体实质控制权的所有公司所属员工；本制度将随着公司业务流程的更新或使用管理流程软件的更新而定期由财务部更新发布付款时间：员工日常费用及差旅费用报销：财务于每月10日及25日分两次结算员工报销（遇到节假日等特殊情况顺延）；员工须提前2个工作日将经过审批的费用报销单交于财务部准备支付；供应商付款为收到供应商合同原件及发票并经过审批流程后3个工作日内；如遇双休日或节假日，以上支付日期进行相应顺延；员工报销范围及标准：差旅：事先经过总经理或董事长预审批的出差行程（如是项目出差，则在项目立项预算形成范围内的，制片人进行预审批），费用报销包括：机票、火车票、当地住宿，往来机场\火车站交通费用，其中：机票：出差申请人应提前3天告知财务部出发及返回时间段（即明确上午或下午），由财务统一经携程商旅进行预订；火车票：出差申请人应提前3天告知财务具体班次由财务统一经携程商旅预订；当地住宿：同行同性别不少于两人的情况下，应尽量每两个安排一间住宿，住宿标准：一线城市：（北京、上海、广州、深圳）不超过500元\晚\间；二线城市：不超过400元\晚\间；项目出差：项目出差以立项时本项目的预算标准为准；在标准范围内的，员工可选择告知财务统一经携程商旅进行预订，或临时预订后进行费用报销；往来机场\火车站交通费用：单独出行：如携带设备，可使用出租车\专车等交通工具；如无携带设备，建议使用公共交通；两人以上同行：每人单程费用不超过50元时可以选择拼车出行；项目出差：项目出差以立项时本项目的预算标准为准；以上标准在特定项目中有必要进行修正的，由项目负责人\制片在制定项目预算时统一报总经理或董事长审批后进行专项执行；加班交通费用：公司加班离开时间晚于晚上9:30的，可以使用出租车\专车等交通工具；业务招待费：业务招待费需要在确定业务招待事项发生前报总经理\董事长审批；项目费用：项目执行过程中产生的员工个人费用，包括但不限于交通费用，加班餐饮费用，现场餐饮费用等，由项目负责人\制片统一确定，原则上按照上述公司员工报销标准，有其他性质费用产生时，报总经理\董事长审批；员工报销审批流程：员工费用的定义：个人的办公费用、差旅费用、业务招待费等经过审批的费用；票据：所用报销票据必须是合法合规发票，报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴附于费用报销单（统一由公司财务通过携程商旅账户预订的机票、酒店、火车票等除外）；在《费用报销单》按事类逐项逐件填写内容摘要，金额大小写须完全一致（不得涂改），注明所附单据张数，冲抵之前预支款项的，同时需列示之前尚未归还的预支款项金额，本次报销冲销金额；报销时间：截止3月底，6月底，9月底，12月底的未报销的费用，最晚于下月10日（日历时间）前将相关报销单据提交财务部；其他情况下：费用发生后，员工须不超过1个月的时间内完成费用报销流程；员工报销财务部通过银行转账支付给员工，如无特殊情况不使用现金报销；统一由财务通过携程商旅管理平台进行预订的出差单据，每月由财务同携程差旅平台对账后，收到携程月度报销发票后，统一由财务进行制单，附带总经理\董事长预审批之信息（移动端审批截屏），进行记账；审核流程：与项目无关的日常费用，申请人编制单据后，提交财务部进行初审，审核后提交董事长进行审批；与项目有关的费用报销，申请人编制单据后，统一提交徐哲（若项目有对口项目负责人\制片人则更新为该项目负责人\制片人）进行初步审核，审核后提交总经理或董事长进行审核；供应商付款 ：供应商定义：本公司之供应商泛指同本公司进行合作的公司、机构、经纪公司、艺人以及个人等；公司对于每个公司商有专人对接：项目供应商由项目负责人\制片人负责，经纪公司及艺人等由艺统负责，中介机构等由财务部负责；相关负责人按照合同约定发起付款申请时，应确保：1) 公司已经收到发票 2) 公司已经收到合同原件 3) 付款账户同合同约定的收款账户一致，发票抬头同供应商合同对手方为同一单位；发起付款时，申请人填写《付款申请单》，标注具体的申请付款金额，包括写明该笔款项对应合同的付款进度，对方收款账号，发票号码等，同时，附上发票原件及合同原件（如一笔合同需多次付款时，确保相应合同及发票原件已经提交财务部归档），供应商付款时间为下述审核流程完成后的3个工作日内；如有加急之付款申请需提前告知财务部；审核流程：项目付款：项目付款申请由申请人提交项目负责人\制片人（如申请人是制片人则直接进入下一步）审核，审核完成后提交财务部进行合同付款进度及发票合规性审核，审核完成后由总经理或董事长进行审核；非项目付款：非项目付款申请人提交财务部进行审核