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归档文件整理方法 文件材料归档范围及整理方法 勉县档案局 2014年3月 归档文件及归档文件整理的概念： 归档文件：是指立档单位在其工作职能 活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理的概念： 归档文件的整理：是指将归档文件以 件为单位的形式进行装订、分类、排列、编 号、编目、装盒。 件：是指归档文件的整理单位。一般情况下 每份（单份）文件为一件。 （1）文件正本与定稿为一件。 （2）正文与附件为一件。 （3）来文与复文为一件。 （4）转发文与被转发件为一件。 （5）正文与文件处理单为一件。 （6）会议文件是一次会议形成几份文件, 就是几件，即一份文件为一件；文件较少的 情况下也可将一次会议形成的多份文件装订 在一起作为一件。 （7）报表、名册、图册、会议记录、期 刊等，一册为一件。 归 档 文 件 整 理 流 程 (档案整理一共分十二个步骤) 1.收 集 2. 鉴 定 3.分年度 6.分保管期限 5.分级别 4.分类别 7.修整文件 8.装 订 9.排列文件 12.装 盒、上架 11.编制归档文件目录 10.文件编号 第一步 收集 一.收集的范围： 1、反映本单位主要职能活动和基本历史 面貌的，对本单位工作、公民权益国家建设 和历史研究具有利用价值的文件材料。 具体范围: ⑴本机关党组（支部）会议和行政办公 会纪要、会议记录。 ⑵本机关召开重要会议、举办重大活动 形成的主要文件材料。 ⑶本机关制定的政策法规、规章制度等 文件材料。 ⑷本机关职能活动中形成的重要业务文件 、中长期规划、纲要等材料。 ⑸本机关年度和年度以上的计划、总结、 统计、汇报材料，重要职能活动的总结。 ⑹本机关关于重要问题的请示与上级机关 的批复，报给上级的重要报告、总结、统计报 表。 ⑺本机关机构设置、机构撤并、名称 更改、人员编制、印信启用和作废、机构 演变、人事任免、组织沿革、大事记等文 件材料。 ⑻ 涉及本机关单位和个人荣誉和权益 的重要文件材料。 (9)本机关处理的有领导重要批示和处 理结果的人民来信来访文件材料。 ⑽ 本机关房屋买卖、土地征用，重要 的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。 2、上级机关、同级机关制发的需要本 机关贯彻执行的文件材料;下级机关报送的 重要文件材料； 3、其他对本单位工作具有查考价值的 文件材料。 二.收集原则： 1、全面收集：齐全完整，是收集工作的基本原则。 2、重点收集：记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料 。 3、 “帐外文件”的收集： （1）参加上级机关召开的会议带回的文 件材料 ； （2）上级领导视察、检查本单位工作时形 成的各类材料 ； （3）各类数字统计报表 ； （4）本单位制订的规章制度、岗位职责等 （5）本单位编印的简报、机构沿革、大事 记等； （6)本单位与其他单位或个人签订的合同、 协议等。 三. 检查收集文件材料的质量，主要是检查文件 是否收集齐全完整： 请示与批复不齐全完整的处理方法： ①对有批复缺请示的处理 ：一般讲，有批 复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询。 ②对有请示缺批复的处理 ：未批复也未办 理的请示文件，属于正在办理过程中的文件，可 暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。如此类 请示文件较多,已没有批复的可能,可以不归档。 第二步 鉴定 主要是确定本单位文件材料的归档范围。 即鉴定所收集的文件材料，哪些需要归档，哪 些不需要归档。 应归档的文件材料: 反映本单位基本职能活动和历史面貌的文 件材料。维护权益具有凭证价值的文件材料。 如房产、土地材料，与有关单位或个人签订的 合同、协议，机关物资购置、审批、机动车辆 调拨、转让，国有资产管理等。 不需归档的文件材料： 上级单位普发的不需本机关办理的文件 材料，