word2007基本操作技巧3一一邮件合并.ppt

Word2007----3 邮件合并 Word 2007：邮件合并 一、了解邮件合并 我们在工作中可能遇到过这样的情况：要向一群人发送内容相同的文档，但每份文档的称谓等各不相同。 例如，要打印请贴、邀请函或信封之类。这类文档的特点是文档中的主要内容相同，只有个别部分不同。传统做法则是每打印一张进行一次修改。虽然这样也可以完成任务，但却非常麻烦，如果使用邮件合并功能，则可以非常轻松的做好这项工作。 　　 邮件合并的原理是将发送的文档中相同的重复部分保存为一个文档，称为主文档；将不同的部分，如很多收件人的姓名、地址等保存成另一个文档，称为数据源；然后将主文档与数据源合并起来，形成用户需要的文档。 　　数据源可看成是一张简单的二维表格。表格中的每一列对应一个信息类别，如姓名、性别、职务、住址等。各个数据域的名称由表格的第一行来表示，这一行称为域名行，随后的每一行为一条数据记录。数据记录是一组完整的相关信息，如某个收件人的姓名、性别、职务、住址等。 　邮件合并功能不仅用来处理邮件或信封，也可用来处理具有上述原理的文档。 二、设置主文档 　　主文档是一个样板文档，用来保存发送文档中的重要部分。 　　在Word 2007中，任何一个普通文档都可以作为主文档来使用。因此，建立主文档的方法与建立普通文档的方法基本呢相同，具体操作方法如下： 启动Word 2007，新建一个空白文档，根据需要设置好纸型、纸张方向、页边距等。 录入文字，设置文本和段落格式，如字体、字号、字距、段落缩进、行距等。 如果需要，可设置页眉、页脚中的内容，保存文档 三、设置数据源 　　数据源又叫做收件人列表，实际上数据原种保存的可能不仅仅包括收件人信息，还有可能包括其他信息。 　　对于Word 2007的邮件合并功能来说，数据源的存在方式很多： 一是可以用Word 2007来创建数据源； 二是可以通过Word表格来制作数据源； 三是可以用Excel表格制作数据源； 四是可以使用Outlook或Outlook Express的通讯录来制作数据源； 五是可以用指定格式的文本文件保存数据源。 四、添加邮件合并域 五、完成邮件合并 （一）预览邮件合并 （二）自动检查错误 （三）完成邮件合并 邮件合并自动提取数据批量制作 本例介绍如何让Word 2007自动提取Excel成绩表中的数据批量制作成绩单，这个神奇的通知单自己会从Excel成绩表中提取学生的姓名、学号、各科成绩等等，然后按老师指定的格式自动制作全班同学的成绩通知单！ 在Word 2007中做好成绩通知单的格式，这里我们做得比较简单，重点在介绍方法。如果数据多，也许表格会比较复杂，不过不管简单还是复杂，Word 2007都能轻松帮你搞定！ 提高办公效率 Word邮件合并技巧四则 邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。 1． 用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。 怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。 具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 2． 一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生，报告单中则没有这一句。 怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 3． 共享各种