《办公室管理》第三讲.ppt

第三章 办公室时间管理 授课人 饶军丽 案例导入 于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售部总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室又给于雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。她刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月初到电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾。现在由于时间关系去不了了，让于雪打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下午下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子不知如何下手。 时间名言 时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。 ——英·赫胥黎 磨刀不误砍柴工 曾经有一位哲人看见一位农夫在砍树，每一斧都只能砍下一小块树皮——斧头太钝了。于是哲人问农夫：“你为什么不把斧头磨快了再砍？”农夫回答说：“我没时间磨斧头。” 这个寓言告诉我们一个浅显的道理：磨刀不误砍柴工。办公室工作也是这样：每天拿出一点点时间，对要做的工作进行规划和计划，不仅不会耽搁时间，而且还会大大提高工作效率。 小测试：你是一个优秀的时间管理者吗？ 以下每个问题均有四个答案： A 从未做过； B 有时做； C 经常做； D 总这样做。 请根据问题做出你的选择，并记录下来。 每个学习/工作日之前，我都能为计划中的学习/工作做些准备。 凡是可交派别人/下属去做的我都交派下去。 我用学习/工作进度时间表来书面规定学习/工作任务与目标。 我尽量一次性处理完毕每份作业/文件。 我每天列出一个应办事项清单，按优先顺序排列，先办最重要的事情。 6、我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访以及突然召开的会议。 7、我试着按照成绩曲线图表来安排我的学习/工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。 9、我努力这样安排我的活动，以便集中精力首先处理少数至关重要的事情。 10、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。 你得了多少分？ 计算分值： A 0分 B 1分 C 2分 D 3分 结论： 0-15分：你自己并无时间规划，而是让别人牵着鼻子走。但是，如果你在诸多事项中排出优先要办的事情，则可能达到一些自己的目的。 16-20分：你试图掌握自己的时间，但却不能持之以恒。 21-25分：你的时间管理良好。 26-30分：你已成为每一位想学习时间管理的人的榜样。 办公室时间管理方法 时间管理（时间运筹）Time Management 为提高时间的利用率和有效性而对时间进行的有效计划和控制。 表现：善于限定自己的工作范围，合理有效地安排时间。 秘书的时间管理 包括两层含义： 管理自己的时间 通过合理有效地规划自己的时间来更有效地满足领导和其他人员的工作需要，提供优质服务。 管理领导的时间 合理安排领导的工作计划和工作时间，避免琐事侵扰，保证领导高效地工作。 秘书管理时间的简单工具 工作记录本 工作清单（日志） 工作计划表 工作日历 秘书管理时间的电子设备 商务通 手机（记事本和备忘录） 电脑（各种软件） 管理时间的方法 时间表管理法 工作日志管理法 目标时间管理法 时间表管理法 时间表是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格。 其作用是提醒使用人和相关人员按照时间表的进程行动。 编制时间表的基本步骤 根据需要确定编制时间表的周期； 收集并列出该阶段的所有工作、活动或任务； 发现活动或任务有相互冲突的，主动与负责人协商，及时调整； 按照时间顺序将任务排列清晰； 绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目； 用简明扼要的文字将信息填入表格。 时间表的类型 年度时间安排表 季度时间安排表 月时间安排表 周时间安排表 每日行动管理表 年度时间安排表 该表是将单位或组织一年中例行的会议、重要经营活动、已经确定的商务出访、公共关系活动等作出妥善安排。 可以参照上一年度的时间表和新一年的工作部署情况编制 通常是在头一年的年末制定，下一年度执行。 制定年度时间安排表的要求 简明扼要 通常只列出相应的工作安排，篇幅以一张纸为限 时间不必追求精确 通常只将大致时间列出即可 工作事项的重要性 只列出本组织的重大活动、例行活动，比较概括 季度时间安排表 该表是对年度时间安排表按季度的具体分解 工作任务 天地公司销售部经理第三季度会议较多，7月的前两周要在上海开会；8月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期上午是销售部固定的部门会