公司企业年会策划筹备手册.pdf

公司企业年会策划筹备手册 寻找最合适的年会场所？寻找最佳的年会餐饮方案？寻找必威体育精装版的年会娱乐节目？寻找最棒的年会服务公 司？想举办一个不同寻常的特色年会？ 一．做好预算计划 年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在计划之前需要明确职责任 务，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方 方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做 的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。 制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。 通常而言，年会预算包括以下几个方面： 1、交通费用 交通费用可以细分为： (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头 至住宿地的交通 (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的 交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 (3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。 2、会议室/厅费用 具体可细分为： (1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、 桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、 临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式 同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租 赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体 要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另 外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特 殊要求，可以与专业的会议服务商协商。 (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、 媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本 费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。 对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。 3、住宿费用 住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另 外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较 好的折扣。 正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客 房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议 主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 4、餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。 (1)、早餐 早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊 性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到 15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就 餐人数结算——而改为按预定人数收取费用） (2)、中餐及午餐 中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算—— 自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主 办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 (3)、酒水及服务费 通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消 费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左 右的服务费。 (4)、会场茶歇 此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶 歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇 的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水