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第一章 什么是办公自动化 第一节 办公自动化的定义 办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自 动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实 现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，如本 书后文所述，包括网络化的大规模信息处理系统，为了叙述的方便，本书中 简称为办公自动化。 办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、 新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。 通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各 种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复 件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采 用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网 络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。 办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布 指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、 检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作 单位，或业务关联单位。 OA（办公自动化）技术分为三个不同的层次：第一个层次只限于单机或 简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一 般称之为事务型办公自动化系统。 随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成 熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点： （1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系 统同社会公众信息系统的集成，组成了 “无缝集成”的开放式系统。 （2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字 识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 （3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。 （4）运用电子数据交换 （EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交 换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。 办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、 文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表 处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包， 包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理 的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高 其利用价值。 此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、 电子文档管理系统、智能化的中文检索系统 （如全文检索系统）、光学汉字 识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使 用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系 统，银行业的储蓄业务系统等。 事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向 办公人员的。为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，要 提供良好的办公操作环境。 信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在 办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信 息管理型的办公系统，是把事务型 （或业务型）办公系统和综合信息 （数据 库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单 位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、 法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公 用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企 业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存 统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化 日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这 一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型 的OA系统。 决策支持型 OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础 上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题， 构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策 程序，作出相应的决策。 事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完 整的OA系统构