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建设项目文档控制管理规定 修改码/版本：1/E 文件编号：GDGS/ZY 74.06 －02 －2010 页 码：1/36 1 目的 为规范管道公司工程建设项目文档控制管理工作，保证工程建设 项目竣工资料的顺利形成，制定本规定。 2 范围 本规定适用于公司新建、改扩建项目及纳入基本建设项目管理的 更新改造项目的文档控制管理。 3 术语和定义 3.1 项目文档 本规定所称项目文档是指项目建设过程中使用及产生的管理方 面、技术方面和经济方面需存档的文字、图形和声像资料。 3.2 项目文档管理 本规定所称项目文档管理是指对项目建设过程中涉及的项目文档 的收发、流转、交接、归档等方面的控制管理。 4 职责 4. 1 总经理办公室 负责指导、监督项目文档管理及档案专项验收工作。 4.2 工程处 负责指导、监督、检查项目经理部项目文档的管理工作。 4.3 项目经理部 4.3.1 项目经理部是项目文档的责任管理部门，负责项目文档的全面管 理，并对项目文档的真实性、准确性、系统性、完整性负责； 4.3.2 负责建立项目文档管理机制； 中国石油管道公司2011-12-30 发布 2011-12-30 实施 GDGS/ZY 74.06 －02 －2010 页码：2/36 4.3.3 负责配备适宜的文档保管场所，制定并采取妥善的项目文档保管 措施,使之符合防潮、防虫、防火、防盗、防尘、防有害气体等必要的 保管要求，确保项目文档的保管安全。 5 管理内容 5.1 落实责任人 5.1.1 项目经理部明确一名领导分管项目文控管理工作； 5.1.2 明确责任部室，落实专人负责项目的文控管理； 5.1.3 确定工作联络人并将名单报工程处备案。 5.2 项目文档控制实施计划制定 5.2.1 项目经理部应依据项目的总体实施计划制定 《项目文档控制实 施计划》，并在项目初步设计批复两个月后上报公司工程处备案。 5.2.2 《项目文档控制实施计划》应明确如下内容： a) 项目经理部各工作岗位在文控管理方面的职责及责任文档清 单； b) 项目经理部各部门责任文档归档时间及交接记录等； c) 项目各参建承包单位应交付的竣工资料的内容 （附竣工资料组 卷目录 ）、质量要求、交付时间、在项目建设的各个阶段应做出的回 应以及其他控制要求； d) 查验参建承包单位交付竣工资料质量的组织流程、检查记录及 资料交接记录； e) 竣工资料动态管理一览表。 5.3 项目文档控制管理 5.3.1 项目经理部在签订项目设计、施工、制造及监理合同、协议时， 应设立专门条款，明确相关方提交相应竣工资料的整理归档责任，同 时规定参建承包单位在工程项目投产后三个月内完成竣工资料组卷工 GDGS/ZY 74.06 －02 －2010 页码：3/36 作并移交给项目经理部，说明按期交付项目竣工资料是进行项目结算 的必要条件之一，以保证竣工资料能按时、保质提交。 5.3.2 项目开工前，项目经理部应以文件形式下发通知，规定项目各参 建承包单位应交付的竣工资料的内容、质量要求、交付时间、以及在 项目建设的各个阶段应做出的回应等。 5.3.3 在项目实施过程中，项目经理部要严格按计划进度收集整理各方 资料，在接收各参建承包单位交付的竣工资料时，项目经理部文控管 理部门应联合项目经理部相应管理部室检查核实上交资料的真实性、 完整性和可靠性。通过检查的，双方进行资料交接，并填写 《文件检 查记录》和 《文件交接记录》。 5.3.4 项目开工后，项 目经理部文控管理部门应从下一季度末开始，每 季度初 1 日—5 日将上期计划进度完成情况及本期进度计划以文字形 式向工程处提交 《季度报表》，项目投产后 12 个月内，