手持机数据采集器RFID的智能档案管理系统解决方案.pdf

RFID 智能档案管理系统 方 案 书 目 录 1 系统概述3 1.1 当前档案管理现状3 1.2 RFID 技术简介4 1.3 RFID 技术应用案例5 1.3.1 RFID 在图书馆行业的应用5 1.3.2 RFID 在军队应用6 1.4 RFID 智能档案管理功能简介7 2 智能档案管理系统总体架构9 2.1 RFID 数据管理系统 11 2.2 档案管理信息系统 11 3 智能档案管理安全可靠性分析 13 3.1 安全性 13 3.1.1 防火用电安全 13 3.1.2 档案使用RFID 标签的安全 13 3.1.3 数据安全 14 3.2 抗干扰性 15 4 智能档案管理系统设备 16 4.1 智能档案架 16 4.1.1 系统组成 17 4.1.2 档案柜开锁实现方式 18 4.2 档案RFID 标签21 4.3 RFID 身份权限卡22 4.4 馆员工作站22 4.5 智能安全检测门23 5 智能档案管理系统的实施25 5.1 智能档案管理模式选择25 5.1.1 单份档案在线监控管理模式25 5.1.2 档案袋在线监控管理模式25 5.2 实施过程26 5.3 设备清单29 6 智能档案管理系统应用特点与效益30 6.1 智能档案管理系统特点30 6.2 智能档案管理系统应用效益31 RFID 智能档案管理系统 2 1 系统概述 1.1 当前档案管理现状 近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多， 档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突 显： 图1.1 档案管理现状 （一）、档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长 传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案袋的相 关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案袋内。这种操作方式耗 费大量劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、得不到及时整理归档。此外，档案编 目与档案袋誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。 （二）、档案存放次序较易被打乱 虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可 避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。 （三）、档案查阅耗时长 随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案 的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定 存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。 （四）、档案的盘点操作不科学 由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案袋内，因此在盘点档案时一般只清点档案 RFID 智能档案管理系统 3 袋的数量。但在每个档案袋内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反 映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案袋进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。 （五）、对失效档案的管理滞后 有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值 的，需要经常性销毁