校友小组标准化手册工作手册.pdf

中山大学化学与化学工程学院 校友工作小组 标准化工作手册 2013.03 编 目录 一、校友工作小组须知及VI 系统 1 级与届 1 中山大学校友总会 1 化学与化学工程学院校友会 1 化学与化学工程学院校友分会 1 校友工作小组 1 理事制度 2 校友聚会周期 2 信息发布 2 VI 系统 2 二、日常管理 5 1、人员设置与分工 5 2、数据库 6 3、会议记录 6 4、文档管理 6 5、网站新闻及照片发布 7 6、拍摄要求 16 7、物资规范管理 16 8、通讯稿 16 9、接打电话 17 10、邮寄文件 19 11、小组例会及例餐 19 三、常规活动 19 1、聚会流程 19 2、校友日 20 3、与其他组织的合作 22 4、订餐 22 5、订房 22 6、校友理事大会 23 7、校友寻访活动 23 常用电话清单 24 一、校友工作小组须知及VI 系统 校友工作不同于一般的学生社团活动，校友工作面对的是校友群体，关于校友工作的 常识，学校以及学院的校友机构等都要有一定的了解。 级与届 级，是校友入学的年份，届是校友毕业的年份。77 级和78 级由于时代特殊，是同一年毕 业的。 中山大学校友总会 2001 年10 月，新中大成立后，学校成立中山大学校友工作办公室（现名教育发展与校友 事务办公室）、中山大学校友总会，为全体校友（包括原中山医科大学、岭南大学校友） 提供服务。 办公地点：大钟楼（格兰堂）二楼 工作宗旨 （一）拓展海内外校友之间及校友和母校之间的联系； （二）服务广大校友，支持广大校友的事业发展； （三）激励广大校友弘扬母校优良传统，支持母校事业发展。 工作范围 （一）举办各种类型校友联谊活动，促进校友的交流与协作； （二）依托母校组织校友进行学术交流、科研合作等活动，支持校友事业发展； （三）维护广大校友的合法权益，为有需要的校友提供协助，为地方校友会和各院系校友 分会提供支援服务； （四）搜集校友对母校改革和发展的建议，促进校友为母校引进人才、教学科研和筹措经 费出谋划策； （五）出版校友专刊《中山大学校友》，并向校友寄发； （六）透过校友网页发放母校和校友活动必威体育精装版资讯。 化学与化学工程学院校友会 化学与化学工程学院校友会成立大会于2009 年11 月15 日在南校区怀士堂隆重举行。 化学与化学工程学院校友分会 化学与化学工程学院校友会在各个地方的校友的分会，如深圳校友会，北京校友会等等。 校友工作小组 成立时间：2011 年10 月9 日 宗旨：搭建平台、服务校友、资源共享、共谋发展 小组直接受学院两位书记以及校友秘书汪丽老师的领导，开展学院校友工作，协助校 友回校聚会，承办寻访校友活动，搭建和维护校友数据库平台等工作。 1 理事制度 化学与化学工程学院校友会采取校友理事制度运行和管理，每一年级的校友理事由该年级 同学推荐或选举后经由学院校友会审批产生。校友理事每四年一届，并在每年的四月底五 月初举行一次校友理事大会，校友理事与学院共商学院发展大计。 校友聚会周期 校友聚会按毕业年份或入学年份逢整数年聚会一次。 信息发布 信息发布一定要确保校友信息的准确性，姓名，工作信息，级数或届数等 VI 系统 Visual Identity，通译为视觉识别系统，校友工作小组的VI 设计基于中大VI 设计。校 友小组VI 系统配色遵循中大绿（RGB-0 88 38 、CMYK-90 54 100 25、#005826 ），建议简色 搭配，相关细节请工作人员参考中山大学视觉形象识别系统。学院相关的校友活动建议遵 循格调一致的原则，使用小组VI 系统的相关设计品。 学校VI 系统链接：/sysuvi/ 第二届校友工作小组重新设计了校友工作小组logo、工作服、小组名片、ppt 模板及 改进了校友活动名牌。 校友工作小组logo 2 工作服效果图