接待酒店订票理规定.docxVIP

接待、酒店、订票管理规定文件编码Q/ZY?RS?007Copy №起 草：日期：2015年06月04日审 核：日期：2015年XX月XX日审 批：日期：2015年XX月XX日执行批准：日期：2015年XX月XX日变更内容修订号修订原因与内容执行日期A/0 -2015年XX月XX日分发单位1. 目的 统一律定本公司礼宾接待作业程序，建立标准作业规范与模式，以利各部门遵循，以确实以效发挥礼宾接待功能，进而强化与访宾交流合作之成效。2. 主题内容与适用范围 本程序规定了公司接待、酒店、订票管理的基本要求，适用于招待公司所有来宾和客户。3. 术语及定义 公司各部门与业务往来有关需安排行政接待的相关工作事项。4. 职责和权限4.1人事行政部负责来客接待的各项保障工作，包括客人的食宿、车辆保障、日程安排以及飞机、车票的订购等。4.2各相关部门负责接待任务的接待申请、部门接待，以及部分陪同、协助人事行政部接待任务。 工作程序流程图6. 技术要求无7. 作业程序7.1 来访通知、申请接待：7.1.1政府机关贵宾主要由总经理/副总经理和人事行政部负责，业务客户主要由各相关部门负 责。7.1.2政府机关贵宾来访由知情人员于第一时间通知人事行政部，由人事行政部详细了解来访确切日期、人数及需求接待人员。7.1.3业务客户由各相关部门了解详细情况。接待部门及时填写《接待申请表》详细记录客人的姓名、职务、单位、随行人员、抵离公司时间及特殊喜好等。如需安排往返交通工具时，同时需要填写《票务申请单》，经分管领导签核后交至行政部，以便提前做好接机、住宿、宴请等准备，并由招待部门协调是否需求其他相关部门配合。7.2审批7.2.1分管领导在签署部门提交的《接待申请表》时，应核对其真实性及必要性后方可签署意见，对于不符合条件的，、应当场作废或驳回。7.3 接待：7.3.1临时紧急性情况，可电话通知行政部，事后补单。7.3.2来访人员接待地点一般为三楼小会议室。来宾人数多或在特殊要求下，可安排在一楼大会议室。一般情况下，需准备茶水、公司简介，并视需要准备席次牌。政府高层及重要客户需预备果盆、香烟并依客户喜好准备茶水或咖啡。准备工作由人事行政部于贵宾来访前半小时准备结束；贵宾来访前10分钟，警卫室需开启厂区进口大门，并立岗。如还有其他特别要求，需提前通知人事行政部准备。7.3.3来宾到访前，接待人员需提前到公司办公楼正厅门口恭迎贵宾，并指引贵宾至接待地点，并视需求带领至厂区参观。7.3.4贵宾参访结束后，由接待部门负责将接待地点恢复原状。7.4 酒店相关：7.4.1人事行政部事先与市内各大酒店做好业务洽谈，并签订酒店协议书，以供来访客户酒店预订作业。7.4.2人事行政部根据《接待申请单》安排行政人员进行酒店预订相关作业，并将预订结果以电话或短信形势告之申请人，并抄送相关部门主管。7.4.3费用结算： 7.4.3.1 客人自付：自行与酒店结算。7.4.3.2 公司支付：以《接待申请单》和酒店签单账单为依据，按与酒店签订的协议付款期限结算。由酒店开具正规酒店发票至人事行政部，经人事行政部报销至财务请款，以转账支付形式支付。7.5 票务相关：7.5.1应来宾要求和公司领导层批准需给来宾订机票、火车票、汽车票等，人事行政部根据《票务申请单》安排行政人员进行机票、车票、酒店预订相关作业，并将预订结果以电话或短信形势告之申请人，并抄送相关部门主管。7.5.2.费用结算：7.5.2.1 客人自付：行政先帮其预订后凭票务与客人结帐，或客人先预付款给行政，由行政帮其预订。7.5.2.2 公司支付：以《票务申请单》和车票复印件为依据，至财务请款，以现金报销形式结算。8. 相关文件8.1 《报销管理规定》9. 相关记录9.1 《接待申请表》9.2 《票务申请单》10. 附录10.1 附录A：《接待申请表》 编号：FM·RS·00210.2 附录B：《票务申请单》 编号：FM·RS·00310.3 附录C：《培训成绩评估》 编号：FM·RS·001附录A接待申请表文件编号：FM·RS·001 填表日期：年 月日来访单位来访日期来访人数离开日期接待类型□仅用餐 □仅住宿 □用餐+住宿接站安排接站时间: 月日时分 地点：接待时间用餐：月日时 住宿：月日时接待人数我方陪同人员会议室安排笔记本、投影仪（是否用）申请人签字部门负责人签字人事行政部负责人签字特殊要求需董事长/总经理/副总经理填写以下内容批准人备注：1、三级（含）