OFF软件的应用问题.pdf

驿之友提供 现阶段Office 软件的应用问题及学习要领 现阶段在职场工作的员工，几乎没有人不会使用Office 软件，但是，从职业化的标准上 看，却存在着一些具体的应用问题，即人们常困扰于那些有规律且重复性的操作过程中，导 致电子文档的制作、编排费时费力，且达不到预期的标准。主要问题包括：  文档阅读的标准尚不统一，导致文档制作人常常与文档审阅者存在沟通的差异  审阅工具未能有效发挥作用，导致不习惯运用信息技术提升文档处理的能力  人与计算机的交流存在着一定的障碍，导致经常困扰于简单重复性操作之中 下面将分别展开说明。 一、Word 软件应用与行文表述方面问题 目前职场中Word 软件的应用问题，主要不是人们不会写字，而是写出来的文章不能被 有效地阅读和编审。其实Word 软件为此提供了简单、方便的管理工具，只要通过学习、正 确掌握就可以大大提升行文的质量，即文章条理层次清楚，文稿版式统一规范，且编审过程 简单、方便、直观。 (一) 职业化电子文稿的阅读规律 常规审读方法：按文稿结构、读文章内容、品段落衔接与逻辑关系。 1. 关于文章结构的审读 (1) 审阅文章结构的原则 一篇文章只允许存在一个中心思想，文章结构的分解过程包括自上而下（纵向）和从左 至右（横向）两个方向展开。即文章的各级标题 （一般三级标题、三层结构）就可以说明一 些相对复杂的问题了。 自上而下拆分子思想的过程，要求达到独立、穷尽的状态； 从左至右拆分子思想的过程，要求达到同属、顺序的排列。 该思想及审阅原则可以借助“金字塔原理”课程进行学习和训练 （见图 1）。 图 1 结构化思维的四项基本原则 第 1 页 共22 页 驿之友提供 (2) 审阅文章结构的工具 利用 Word 软件的 “文档结构图”（或“导航窗格”），可方便查看并控制文章的结构， 包括在结构 （各级标题）间任意跳转，大大减轻了结构化审核及编辑的操作麻烦，为条理文 章思路，理清层次结构提供了最有效的工具 （见图 2 左侧窗格）： 文档结构图 图 2 职业化电子文稿的审核工具（左审结构，右审版式） 说明：本课程将重点说明如何借助“文档结构图”进行文章条理性审核的方法。包括各 级标题内容的逻辑关系正确、自动编号的父子关系正确等。 2. 关于文稿版式的审读 (1) 审阅文稿版式的原则 职场行文要求同类段落不论在一篇文稿中出现几次，不论出现在哪一页中，都必须格式 相同。所以，很多人习惯性地使用“格式刷”工具，从而导致丢三拉四的现象普遍存在，影 响着文稿的排版质量，增加了相关编修的操作负担。 (2) 审阅文稿版式的工具 针对文稿版式规范和统一的要求，Word 软件提供了一个名为 “样式”的窗格（通常可 以打开布局于窗口的右侧），见图 2 右侧窗格，该工具就成为判断文稿版式是否规范的利器。 如果“样式”窗格内只显示与本文稿排版相关的若干“样式”名，如标题、正文和落款 等（见图 3 左），则说明本文排版格式规范且统一（不论文稿存在多少页）。 样式表整齐 样式表杂乱 图 3 规范版式与混乱版式的“样式表”对比状态 如果“样式”窗格内显示了一些“格式”名（即被人为修饰且与规范格式相异的名称， 该名称通常显示那些差异性的修饰参数），则该文稿哪怕只有一页纸，也表明整篇文稿存在 乱版现象（见图 3 右）。 第 2 页 共22 页 驿之友提供 说明：本课程教学中将重点说明如何判断“样式”窗格中的样式名与格式名，以帮助审 读者对文稿版式的规范进行评价，说明如何通过控制样式表的方法，快速规范文稿版式。 3. 现代文稿的审核原则 在职场行文工作中，对文稿质量的审核要求主要关注在以下五个方面： 一审文章结构要清晰（三级标题、三层结构） 二审文稿版式要规范（同类对象，格式统一） 三审文稿语句要工整（主、谓、宾语要齐全） 四审行文用词要准确（避免滥用词汇生