电子文件系统标准及其应用高端研讨班讲座材料.pdf

2012-12-2 世界银行电子文件管理平台 它意味着什么？ Bob Malloy 项目经理，世界银行集团 中国人民大学演讲 2012年12月 翻译：马林青博士 2 信息——世界银行最具价值的资产 • 世界银行集团作为一个负责任、值得信任的组织，其良好的 声誉基于其对信息的有效捕获和管理。 • 有效管理的信息是世界银行集团开放议程与信息获取政策得 以实现的关键助推力。 • 有效管理的信息是一种无形资产，能够推动司法证据的发现， 并确保集团信息的长期可获取性、可检索性、可读性、可用 性以及真实性、可靠性，为有效决策制定与知识管理提供基 本要素。 • 有效的信息管理需要训练有素的员工、充足并持久的资金支 持、良好的环境条件以及物理安全的保证。 1 2012-12-2 背景: 文档管理 •目前为止，世界银行投资过多个系统，以实现对数 量与种类都在爆炸性增长的非结构化信息的管理。 •之前的文档管理系统使用Domino平台。 •区域业务部门所产生的文档占到了总量的57%。 4 Documentum平台的实施 •发挥双重作用: 内容和文档的管理：主要目标是支持现行业务对内容 和文档的日常查考利用。 • 允许文档被修改并存在多种版本。 文件管理：主要目标是为真实、可靠的业务文件提供 一个安全仓储。 • 文件不可被修改 注：文件处置功能尚未启用。 5 Documentum平台项目的目标 •实施世界银行集团可信的文件管理系统，以展现银行的法 律利益、经济利益与业务利益，减少受托人及声誉风险。 •支持信息管理重建与信息获取政策的实施。 •强调对机构风险管理的重视。 •遵从机构政策。 •建立电子文件管理的关键性功能，包括保存、处置以及为 合规审查做的法律性留存。 2 2012-12-2 Documentum平台项目的目标 •建立一个行业标准的文档管理平台，该平台可扩展、可检索， 性能稳定并满足机构文件管理的需求。 •通过Documentum的分支机构缓存服务器支持分散化，使工 作组能够便捷地访问华盛顿（哥伦比亚特区）以及国家办公室 的业务文档。 •实现从微软办公软件和Lotus Notes到Documentum的更加 便捷、一致的归档。 •通过改善检索、集成协同工具，支持内外部知识的生成和共享。 世行的信息寿命 机构控制 信息生成 信息管理 文件管理 档案化 信息对象成为文件 法律规则 合规性 业务规则 保存 类 生成 分