手把手教你利用Word制作公文多图.doc

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手把手教你利用Word制作公文多图

公文用纸为A4型纸,公文用纸上白边为3.7cm,下白边为3.5cm,左白边为2.8cm,右白边为2.6cm。正文用三号仿宋字,一般每面排22行,每行排28字。发文机关标识用方正小标宋体,字号为初号,标题用2号方正小标宋体,密级,紧急程度,主题词用三号黑体字,发文字号,签发人,主送机关,正文,附件,附注均用三号仿宋字体,签发人姓名用三号楷体字。页码置于版心下边缘下,用四号半角白体阿拉伯数码标识,数码左右各有一条四号一字线,一字线距离版心下边缘7mm,单页码居右,空一字,双页码居左,空一字。 什么是上行文:请求、报告,下行文:令、通知、批复。平行文函。它们的格式是怎样的:A4纸张(210*197±1mm); 字号:仿宋字休3号,每行28个字,每页22行,段首缩进两个字符; 页边距:上下左右边距分别为37、35、28、26mm。 文件/页面设置/文档网格/字体设置/仿宋GB2312/3号字/确定。 页面设置/页边距/上37、下35、左28、右26。 文档网格/指定行和字符网格/行28,页22行/确定。 格式/段落/特殊格式度量值/首行缩进2字符/确定。 保存/另存为/(模板)。(结束) 有没有相关的范例:GB/T9704-1999有明确的规定。 手把手教你利用Word制作公文(多图) 2004年12月22日?13:08 IT168.com   文/冰蛋   编者按:大家在办公时可能经常会遇到一些棘手的问题,其实有些问题并不难,只要你知道其中的一些小技巧,应用起来便可以得心应手!如果你在办公时有什么好的技巧或体会,可以把它写出来,发送到这个邮箱中,让大家一起分享你的经验! ??? 小张在公司里的办公室工作,不仅材料写的好,而且电脑玩的也不错,因此,很受领导赏视。这不,又到年终总结的时候了,领导给他派了活,让他马上把上报 分公司的《2004年度工作总结》写出来,由于要用正规的行文格式上报,因此,光写出来是不够的,还要制作成公文。对他来说这些当然不在话下,说干就干,接下来,就让我们随他一起去完成这份04年度工作报告吧! ??? 第一步:完成《2004年度工作总结》初稿、审稿、定稿 ??? (初稿由小张来完成,审稿、定稿则由上级领导决定,由于这些均不在本文讨论之列,故省略)。 ??? 第二步:合理设置页面、字体、字号 ??? 由于公文格式的特殊性,对纸型、页边距、文档网络以及标题、正文字体、字号等均有明确的规定,因此设置也带有一定的特殊性。打开Word文档(《2004年度工作总结》定稿),首先选中文字,点击工具栏中的“字体”、“字号”下拉框,分别对标题和正文进行设置,通常标题设置为黑体、小二号,正文设置为仿宋体、三号。 图1 设置字体和字号 ??? 依次点击“文件→页面设置”,进入“页面设置”对话框。 图2 设定页边距 ??? 在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米,点击“纸型”选项卡,将纸型设置为16开、方向设置为纵向(通常国际标准格式为A4纸,因在多数单位里仍就使用16开纸型,故此文以16开纸型为例设置页面),最后,进入“文档网络”选项卡,将每页行数设置为23行,点击“确定”按钮,完成第一步字体、字号以及页面的设置。 ??? 小提示:如果经常从事公文制作,可将设置好的页面值保存为默认值。同样,也可将字体、字号设为默认值,点击“格式→字体”,打开“字体”对话框。将中文字体设置为“仿宋 GB2312”,字形设置为“常规”,字号设置为“三号”,点击对话框左下方的“默认”按钮,确定即可。这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号、页面的设置了。 图3 将常用的字体、字号设为默认值 手把手教你利用Word制作公文(多图)(2) 2004年12月22日?13:08 IT168.com   文/冰蛋 ??? 第三步:利用“边框和底纹”命令制作发文红线 ??? 公文通常分为上行文、下行文和平行文,简单的说上行文即请示、报告等文种,下行文即通知、指示等文种,平行文即函等文种,当然,上、下、平行文的格式也有所不同。这里我们以上行文为例进行介绍,在上行文公文格式中总少不了发文红线,点击“格式→边框和底纹→显示工具栏”,打开“表格和边框”工具栏。 图4 生成一个只有底线的表格 ??? 分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置,通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”,这样一条合格的发文红线就出呈现出来了。 图5 底线生成后的效果示例 ??? 小提示:由于每次输入六角括号都必须进入“符号”对话框中查找,相对麻烦,因此,为了加快行文速度,可将公文编号中的六角括号“﹝﹞”设置快捷方式,具体是:点击“插入→符号”,进入“符号”对话框,找到并选中六角括号的

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