政府文书格式参考规范第5页续.PPTVIP

貳、常見問題一、落實“依分層負責規定授權單位主 管決行”事項 (一)承辦人辦稿之文稿若有「一文多稿(令、函、書函稿)(批示)」、「函稿」、「書函稿」、「令稿(有受文者)」、「令稿(無受文者)」、「公告(有受文者)」及「公告稿(無受文者)」者，若為第2層決行時，請於 《第□層決行》之“□”內輸入阿拉伯數字“2”(勿用原子筆填寫），以便讓系統自動判斷，帶出“依分層負責規定授權單位 主管決行”字樣。 二、落實“依分層負責規定授權單位主管 決行”事項(續) ?(二) 《□已簽奉核定》係指簽奉第1層長官（即主秘以上之長官）核定者，故若為先簽後稿，且已簽奉第1層核定者，稿為第2層決行時，請承辦人於之《□已簽奉核定》的“□”處輸入”V” （勿用原子筆打勾），系統則不會於發文時帶出“依分層負責規定授權單位主管決行”字樣。 ? 三、落實“依分層負責規定授權單位主管 決行”事項(範例) 四、公文程式類別、章戳使用時機 (政府文書格式參考規範第5頁) (一)函：首長署名，上行文蓋首長職章；平行及 下行文蓋首長簽字章。 1、第1層人員決行案件。 2、雖授權第2層或第3層人員決行，惟對本部同 等以上之機關或對人民之行政處分案件，以 及性質上宜用部函行文者。 3、如上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復時；下級機關對上級機關有所請求 或報告時；同級機關或不相隸屬機關 五、公文程式類別、章戳使用時機 (政府文書格式參考規範第5頁)續 間行文時；民眾與機關間之申請或答復時。 (二)書函：蓋機關條戳。 1、性質上或特別規定宜用書函行文，惟該案情 又須陳部、次長知悉者。 2、授權第2層或第3層人員決行案件，如於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 3、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時使用。 六、公文程式類別、章戳使用時機 (政府文書格式參考規範第5頁)續 (三)令：蓋機關印信及首長簽字章。 公布法律、發布法規命令、解釋性規定 與裁量基準之行政規則及人事命令時使 用。 (四)公告：蓋機關印信及首長簽字章。 各機關就主管業務或依據法令規定，向 公眾或特定之對象宣布周知時使用。 七、文稿聯絡人應填寫承辦人姓名及其電話， 不得輸入機關或單位名稱以及傳真機或 本部總機號碼，而造成錯誤與不便。 檔 號 保存年限： 30 教育部 函稿 地 址：臺北市10051中山南路5號 傳 真：02 聯絡人：教育部 電話：02  正確應填寫連絡人：黃興彬 電話： 02 　 八、數字用法舉例 (政府文書格式參考規範第23頁) 十、文稿正、副本行文單位禁用簡稱或以 如出列席單位人員或如冊列個人等書 寫，以避免誤判、漏發或錯誤。 正本：北市大同高中 正確應書明臺北市私立大同高級中學 或臺北市立大同高級中學 副本：冊列個人、如出列席單位人員 正確均應逐一正面表列(請至捷成文字列之行文單位輸入) 或附發文電子檔清單 部長 鄭 ０ ０ 十一、隨文附件未標示、標示不清楚或標 示錯誤，致誤判、漏發或錯誤 受文者：如正副本 發文日期： 發文字號： 速別： 密等及解密條件或必威体育官网网址期限： 附件：無附件(標示錯誤)、如文(標示不清楚)、 (未標示) 主旨：檢送 貴校簡級(乙)印及校長職章各1顆，請 查照。 正確應書明：印信及職章各1顆 十二、機密文書等級區分不合規定、必威体育官网网址期限 及解密條件標示不清或空白；另傳遞 流程未使用機密專用封袋與卷宗。 受 文 者:如正副本 發文日期: 發文字號:台總(三)字第0920016333號 速別: 密等及解密條件或必威体育官网网址期限:機密或密?必威体育官网网址期限或解密 條件? 正確應書明：密(本件於工作完成時解密)或 機密(本件至99年4月18日解密) 十三、機密文書區分 (一)國家機密文書及一般公務機密文書。 (二)國家機密文書區分為 「絕對機密」適用於洩密後足以使國家安全或利 益遭受非常重大損害之事項。 「極機密」適用於洩密後足以使國家安全或利益 遭受重大損害之事項。 「機密」適用於洩密後足以使國家安全或利益遭 受損害之事項。 (三)一般公務機密文書列為「密」等級。 十四