五级秘书,文书拟写.ppt

事项性通知（5—1） 1、概念：传达下级机关办理和需要有关单位周知或者执行事项的通知。用于向下级告知事项、布置工作、安排活动、设置机构、召开会议等。是下行文。 2、类型： 事务通知：向下级机关或有关单位传达要求周知或执行事项的通知 会议通知：复杂会议通知、单一会议通知 3、注意事项：常见的错误是向不相隶属机关或个人行文，正确的做法是用体现平等关系的函。下发通知时，如果涉及到不相隶属机关或个人，又需要其知晓的，可采用“抄送”形式。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标准规定公文首页必须显示正文，这是原则。公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。 4、拟写要点：标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期 （1）标题 发文机关+事由+文种：《金石公司关于编制2005年度财务决算报表的通知》重要通知 事由+文种：《关于召开业务检查会议的通知》一般通知 仅“通知”作标题：只适用于内部张贴传递，正式发文的通知不用采用这种不贴切标题 （2）正文：发文缘由+通知事项+执行要求（希望） （3）附件：正文下空1行书写，附件名称后不加标点 金石公司关于编制2005年度财务决算报表的通知 各核算单位： 根据xxxx精神，公司要求各核算单位认真编制2005年度决算报表，现将有关事项通知如下： 一、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。 二、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。 三、xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。 希望各单位本着xxxxxx的原则，认真做好xxxx工作。 附件：1. 2005年度决算报表编制办法 2. 2005年度决算报表格式 金石公司 二〇〇五年十二月二十七日 商洽函（5—2） 1、函的种类：去函、复函；公函、便函；商洽函、询问函、答复函、请批函、批答函 2、商洽涵的概念：不相隶属机关之间商洽、沟通、协调某一问题的函，平行文 （1）公函：机关间就某些重要事情进行交流的正式公文，必须采用公文信函式格式 （2）便函：机关内部用来处理一般事务或解决某些具体问题的函，这种函形式简便，不采用红头文件格式，没有发文机关标识、发文字号，不必存档，甚至可以书写传递 3、拟写要点，结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期 （1）标题：发文机关+事由+文种；事由+文种 （2）正文：发文缘由+函事项+尾语 发文缘由：说明发函的意义、根据或背景等 函事项：说明所商洽的具体事项，或要求对方协办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等 尾语：采用礼节性用语：恳请协助、不知贵方意见如何请函告、请研究函复等；提出希望或要求 4、注意事项：用语平和、措词得体；直陈事项、言简意赅 传真（5—3） 1、传真的特点：真实、便捷、可靠 2、拟写要点： 标题是“公司名称+文种” 正文的首页写明收件人姓名、单位、抄送人姓名、传真号；发件人的姓名、单位、传真号、电话号码；发件页数、总页数、主题、回复要求等 通常公司的传真信纸要统一印刷，在传真纸的上方印有公司名称、地址及公司的标志图案 备忘录（5—4） 1、概念：通信的简化书面形式，是一种录以备忘的公文。主要用于提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。英文缩写“memo” 2、特点 形式灵活多样，可装订成册，也可用卡片的形式 或放置案头，或随时携带 写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒、备忘的作用即可 3、拟写要点 结构分前后两部分，前面一部分为内容概述，后面一部分为具体事项要求 4、注意事项 开头一定要写清楚是From谁To谁 结尾无需签名或表示敬语的结束语 备忘录 发给：初萌——行政秘书 发自：石林——行政经理 日期：2005年9月8日 内容：总经理来京行程安排 总经理将于2005年9月8日星期四到达北京，并将于9月11日下午离京返回香港。希望你安排一下总经理在京的行程，并经我确认后发到香港办公室。 请柬（5—5） 1、概念：为邀请有关人员参加某项活动而专门制发的礼仪文书 2、特点：使用范围广泛、语言庄重雅致、有时也用作入场和报到的凭证 3、拟写要点 有印刷、手写；横式、竖式；封面、封里（标题+称谓+正文+落款+成文日期） 标题：上部居中大字来写请柬两字，如在封面可加花边图案，有些标题还应加上事由如“《庆祝xx公司成立10周年请柬》” 称谓：顶格，一般要在后面加职务、职称等称谓，邀请夫妇的应将两人的姓