商务接待手册一协同一20140110一修订版1.doc

协同集团 商 务 接 待 手 册 年月  一、总则 3 二、管理职能 3 三、市场接待工作原则 3 四、接待职责分工 4 五、市场接待标准 4 六、市场接待流程 8 七、费用报销 11 八、市场接待过程要求 11 九、接待类别-按客户类别区分 13 十、附则 14 十、备注 15 一、总则 1、为规范公司市场接待活动，在保证市场接待效果的前提下，加强市场接待费用控制特制订本手册。 2、市场接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。 3、本手册规定了公司市场接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部市场接待活动的管理。二、管理职能 是公司接待工作的管理部门，公司市场接待以及宴请用餐等均由统一安排。三、市场接待工作原则 1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。市场接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。 2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。市场接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不扯皮，不应付拖拉。 3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司市场接待标准，对各项市场接待费用实行预算管理，由负责人根据核定的预算严格控制使用，市场接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由总裁另行审批。四、接待职责分工 1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。 2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下： ①：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。 ② ③客户接待申请部门：负责接待洽谈并。④赠送礼品，根据客人的喜好选购，至少在客人临走前2天，由主要负责的销售人员及接待人员确认礼品类型并安排市场部进行采购。（未来公司可以统一由一个部门进行采购标准礼品） 3、对接待工作负有全面责任。五、市场接待标准 公司市场接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为个级别：普通接待、中级接待、高级接待。普通接待项目名称 说明 标准 住宿标准 餐饮标准 简消费控制在?0 元/人以下，消费控制在?0 元/人以下； 接待陪同人员 接口业务人员、部门； 接待车辆 商务车其他接待 必要时于临行时赠送。 备注 2项目名称 说明 标准 按对方人员要求，公司负担费用； 住宿标准 住宿标准星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准 简餐消费控制在?0 元/人以下，消费控制在?0 元/人以下接待陪同人员 接口人员、、接待车辆 商务车其他接待 安排到本地主要景点游玩或娱乐必要时于临行时赠送纪念品消费控制在0 元/人以下。 备注 3项目名称 说明 标准 按对方人员要求，公司负担费用； 住宿标准 住宿标准星级以上酒店，公司负担费用； 餐饮标准 简餐消费控制在?0 元/人以下，消费控制在?0 元/人以下接待陪同人员 接口业务人员、部门、 接待车辆 车其他接待 安排到本地主要景点游玩或娱乐必要时于临行时赠送纪念品消费控制在0 元/人以下 备注 ①各部门申请市场接待前，申请人应填写《市场接待申请表》，经申请部门负责人审核后，报市场部接待专员，经由市场部及公司领导审批后，由市场部接待专员安排接待； ②申请部门在《市场接待申请表》内应按格式尽可能填写客户信息及相关接待要求建议。 ③公司高层领导的市场接待活动，由总裁办秘书填写《市场接待申请》，并作为接待负责人； ④市场部接待专员接到《市场接待申请表》后，应根据公司市场接待标准进行市场接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认； ⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批，审批层级如下： 接待标准 申请部门 审 核 市场部 审 批 主管副总裁 审 批 总裁审批 普通接待 √ √ 中级接待 √ √ √ 高级接待 √ √ √ √ ⑥如申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批； ⑦市场部接待专员将获批后的《接待行程安排表》报部门总经理，作为预支、报销接待费用的预算凭证。 2、市场接待的实施 ①市场部接待专员依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责任人及物品置办； ②市场部接待专员将《接待行程安排表》发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间； ③市场部接待专员依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时