文件编制管理规定.doc

江西省人之初集团科技有限公司GMP文件 题 目 文件编制管理规定 共 10 页 编码：SMP-RS-XZ-005-01 制 定 邱朝华 审 核 李国勇 批 准 李国勇 制定日期 2013-08-01 审核日期 2013-07-30 批准日期 2013-08-01 颁发部门 总裁办 颁发数量 18份 生效日期 2013-08-01 分发单位 集团各部及各分公司负责人 一、目 的 将公司所有文件的分类管理办法给予明确，使文件的管理规范有序。提高公文的质量，确保公文的安全、加快公文的流转和办事效率，有利于规范工作要求并提高相应业务水平；并达到更细致。准确。科学的划分GMP文件系统类别，减少文件编码的断档和交叉。 二、适用范围 适用于公司现行的所有文件管理。 三、职 责 总裁办公室负责公司行政公文的收发、传递、催办、立卷、归档等管理工作； 人事行政管理中心负责GMP文件的编码、收发、复印、撤销、归档管理工作。 各部门设兼职文书员，负责本部门的公文管理工作。 四、内 容 （一）、文件分类管 1、公司文件分为两大系统：行政公文系统和GMP文件系统。 2、行政公文系统 公司行政公文为对上请示、汇报、总结工作，对下布置工作、通报情况或与兄弟单位推广交流工作经验等所采用的文件形式，分为正式公文和便函两类。 GMP文件系统 GMP文件系统为企业在生产经营实践过程中形成的生产质量管理规范性文件，分为标准类和记录（凭证）类两大类，其中标准类文件包括技术标准、管理标准、工作标准三大部分；记录类则包括生产管理记录、质量管理记录、质量检验记录、销售记录、验证记录、监测维修校验记录、其它各部门的管理记录表格和各类台帐、凭证、卡片。 3．1 技术标准文件是根据国家与地方、行业所颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法，由企业颁布实施的标准、规程和程序等书面要求，包括：产品工艺规程、岗位操作规程、质量标准（原料、辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品）、检验操作规程和验证文件等。 3．2管理标准文件是指企业各部门为了行使生产计划、组织、领导、控制等管理职能并使之标准化、规范化而制定的制度、规定、办法等书面要求，包括：企业管理、文件管理、行政管理、人力资源管理、安全管理、生产管理、计量管理、质量管理、质检管理、仓库管理、卫生管理、验证管理、辅助部门管理、紧急情况处理管理等。 3．3工作标准文件是指以人或人群为工作对象，对其工作范围、职责、权限以及工作内容考核等所提出的规定书面要求。 3．4 记录（凭证）是反映实际生产和质量控制活动中执行标准的实施情况。包括：生产操作记录、质控质检记录、报表、台帐等；凭证是表示物料、物件、设备、房间等状态的单、证、卡、牌等。 4、 公司文件分类管理图。 正式公文 4.1行政办公系统 便 部门职责 　 　 标准 　 　 工作标准 　 　 　 文件管理 　 　 　 管理标准 　 　 　 　 　 人事行政管理 　 　 　 　 　 　 　 安全管理 　 　 　 　 　 　 　 生产管理 　 　 　 　 　 　 　 计量管理 　 　 　 　 　 　 　 设备管理 　 　 　 　 　 　 　 质量管理 　 　 　 　 　 　 　 质检管理 　 　 　 　 　 　 　 仓库管理 4.2 GMP管理文件系统 　 　 　 　 　 　 　 卫生管理 　 　 　 　 　 　 　 辅助部门管理 　 　 　 　 　 　 　 紧急情况处理管理 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 质量标准 　 　 　 　 　 　 工艺规程 　 　 　 技术标准 　 　 　 　 检验操作规程 　 　 　 　 岗位操作规程 　 　 　 　 验证文件 　 　 　 生产操作记录 　 　 　 　 　 质控质检记录 　 记录（凭证） 　 　 　 　 　 报表、台账 　 　 　 单、证、卡、牌 （二）行政办公公文管理 1、正式公文种