总公司分支机构及项目部印章管理暂行办法.doc

总公司分支机构及项目部印章管理暂行办法 第一章 总则 第一条 为加强和规范总公司分支机构及项目部印章管理，服务生产经营，控制管理风险，特制定本办法。 第二条 本办法所称分支机构及项目部包括： （一）分支机构：经工商行政部门登记注册的总公司分公司、分部等非法人分支机构； （二）项目部：未经工商行政部门登记注册、总公司为完成施工生产任务而自行设置的项目部，包括工程项目部、工程指挥部等基层单位。 第三条 本办法所称印章包括： （一）总公司分支机构及项目部行政章； （二）总公司分支机构业务专用章：包括财务专用章、发票专用章、加工订货专用章等，项目部业务专用章：包括项目部技术资料专用章、安全管理专用章等。 分支机构印章一般为圆形，项目部印章一般为条形。 第四条 总公司、公司（一至十一公司、总承包部、租赁公司等，下同）办公室为分支机构及项目部印章主管部门。其中总公司办公室主要负责印章管理制度的制定与完善、印章刻制审批与授权使用、对所属单位印章管理进行监督检查指导等；公司办公室主要负责印章管理制度的组织落实、对所属单位印章管理进行检查监督指导等。 第二章 印章刻制与备案 第五条 刻制分支机构及项目部印章应从实际工作需要出发，坚持实事求是、从严控制的原则。 第六条 刻制分支机构及项目部印章应经总公司审批，任何人不得私自刻制或授意他人刻制。 第七条 刻制分支机构及项目部印章须履行如下程序： （一）申请。公司办公室对印章刻制的必要性进行审核，上报正式请示文件，写明刻制印章理由、印章名称、相关工程项目所在地、工程名称、合同造价、建筑面积、承建类别（自建或承包）等。其中，分支机构印章附营业执照复印件或设立机构文件复印件，项目部印章附中标通知书或施工合同复印件。严禁项目承包人持分支机构营业执照私自刻章。 （二）审批。总公司办公室审核后报总公司领导审批。 （三）刻制。分支机构印章由总公司办公室出具刻章介绍信等手续，公司办公室派专人到机构驻地公安机关办理审批手续后刻制；项目部条形印章由总公司办公室统一刻制，其中行政章在章上注明“签订经济合同、结算、担保、借款无效”字样。公司负责刻制时，须严格按照审批范围刻章，严禁超范围自行私刻；须由自有员工刻制，严禁由承包人代办。 （四）备案。公司办公室负责刻制的印章，应在刻制后5日内持印章及公安机关准刻手续到总公司办公室办理备案，预留印鉴；总公司办公室负责刻制的印章直接备案。 第三章 印章保管与使用 第八条 印章备案后，外埠分支机构、项目部财务专用章、发票专用章由公司办公室转交公司财务处，按总公司财务部要求使用管理。京内分支机构印章由总公司办公室统一保管，公司办理年检、报税等涉及用印时，持用印审批单到总公司办理；确需外出使用的，办理印章外出审批手续。其他印章由公司办公室明确保管人妥善保管。 第九条 印章保管应由总公司自有员工专人负责，存放在保险柜、密码柜或带锁铁皮柜，严防丢失或被盗用。严禁将印章交由非自有员工保管，严禁将印章随意转交他人保管，严禁将印章转借他人。 第十条 发给分支机构及项目部的印章应明确使用审批人，审批人须为总公司自有员工且具备相应职权。 第十一条 总公司实行印章使用管理责任制。印章备案时，总公司办公室、公司办公室、印章审批人、印章保管人应签订《印章使用管理责任书》（附件1），明确各方责任。印章审批人、保管人变更的，由公司办公室组织新审批人、保管人在责任书“变更补签”栏补签，并将复印件报总公司办公室备案。 第十二条 签订印章使用管理责任书时，公司办公室应对印章审批人、保管人进行管理交底和责任教育。 第十三条 分支机构印章在所辖区域生产经营管理中使用。其中，行政章不得用于项目招投标封标、出具法人委托、联系工程介绍信、签订施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、工程结算，不得用于与项目造价、垫资、让利有关的承诺或协议以及担保、借款等；业务专用章仅限用于印章名称已明确的专用范围。 第十四条 项目部印章仅限工程项目履约过程中使用。其中行政章仅限与业主等相关方发送一般性函件、会议纪要等相关文件；不能用于签署合同、协议、办理工程结算以及出具带有经济责任内容的承诺等。业务专用章仅限用于印章名称已明确的专用范围。 第十五条 启用项目部行政章时，由总公司办公室出具《项目部印章启用授权函》，向业主明确用印范围。 第十六条 使用印章须填写《用印审批表》（附件2），写明事由，经印章审批人签字批准后交保管人审核用印。严禁无审批用印、先用印后审批、他人代签审批用印以及超范围用印。印章保管人应对文件资料和审批事项进行审核，经核对无误后方可盖章。 第十七条 使用印章应完善登记台帐，填写《用印登记台帐》（附件3），做到一事一登记，用印登记台帐与用印审批表一一对应。 第十八条 承包项目承包人应对印章