毕业设计论文成绩评定书归档流程.PDF

目 录 成绩总表、毕业设计 （论文）成绩评定书归档流程 1 成绩总表、毕业设计 （论文）成绩评定书归档步骤 2 成绩总表注意事项 8 毕业设计 （论文）成绩评定书注意事项 10 - 1 - 成绩总表、毕业设计 （论文）成绩评定书归档流程 1 成绩总表、毕业设计 （论文）成绩评定书归档步骤 前期准备工作： 一、整理名单： 将本年度要归档的学生名单（包括本年度退学、转学、 结肄业学生）分类合并到一个 excel 表格 （表一、表二、 表三）中。 二、修改表格： （1）将表头的 “二〇一六届”改成 “2016 届”。（图示 1） （2）表格中毕业年月改为 “2016.07”。（图示 2） （3）表二、表三中的 “专业”栏，专业名修改成 “系名+ 专业名”，例 “微电子学”添加系名后改成 “物理系微电 子学”；不分系的学院及独立系，不做修改。（图示 3、图 示 4） “临时库”著录： 三、导入数据： 使用工号、一卡通密码登陆档案管理系统à点击本单 位à点击 “文件目录”à点击 “导入”à点击 “浏览”， 选择要导入的 excel 表格à“打开”à①选中“成绩大表”、 页数改成 2 页 （有待轩恩修改）à点击 “上传”完成成绩 2 总表的数据导入，生成临时档号。à②选中 “毕业设计评 定书”、页数默认 2à点击 “上传”完成毕业设计 （论文） 评定书的数据导入，生成临时档号。 四、校对数据与实体： 逐卷核对成绩总表、毕业设计 （论文）评定书实体与 系统导入数据，核对内容包括卷内名单次序、页数，必须 完全一致。个别学生成绩页数为 3 页或 4 页的，需系统里 个别修改。 五、提交数据归档： 临时库导入数据经档案馆相关收集老师审核后，方可 在临时库里选择需要归档的案卷，点击 “归档”按钮，提 交归档。归档后的案卷在打印库里生成正式档号。 “打印库”打印： 六、打印卷内文件 目录、案卷封面、案卷移交目录： 在案卷目录里，选择需要打印的案卷，点击 “打印”， 选择 “打印卷内文件目录”（使用 A4 白纸打印）/ “打印 案卷封面”（使用黄色牛皮纸打印）/ “打印案卷移交目 录 （当前库）”（使用 A4 白纸打印，一式两份）。 纸质材料编制页码、备考表填写： 七、敲页码： 对照打印出的 “卷内文件目录”中的起止页码，逐卷 3 逐页按顺序、每卷从 001 开始敲页码。 八、填写备考表： （1）本卷情况说明：填写卷内文件的情况，如文件的缺 损、修补、补充、移出、销毁等情况，以及其他需要注明 的情况。无特殊情况，此项一般不填写。 （2）立卷人：由兼职档案员签字。 （3）检查人：由部门档案工作主管领导签字。 （4）收集指导人：由档案馆收集指导室老师签字。 （5 ）立卷时间 ：填写案卷完成立卷的日期 ，如 ： 2015.06.20。 案卷实体归档前检查工作： 九、检查案卷： 核对案卷封面与卷内文件目录的档号是否一致，核对 卷内文件目录和卷内文件的内容、页数是否一致，检查备 考表是否填写完备。 十、核对移交 目录： 对照案卷移交目录，核对归档案卷实体，保证档号、 卷数、页数相符。 4 归档步骤图示 图示 1、图示2 5 图示3 6 图示4 7