城市学院秘书学秘书的基.ppt

第二讲：秘书的基本素养 第一节 秘书的知识和能力 一、秘书的知识结构 1、基础知识 2、相关知识 3、业务知识 4、专业知识 1、基础知识 包括政治、语文、史、地、外语等社会科学知识，也包括数、理、化、生物等 自然科学知识以及作为自然科学和社会科学结晶的哲学知识。 读史使人明智，读诗使人聪慧，演算使人精密，哲理使人深刻，伦理学使人有修养，逻辑修辞使人长于思辩。 ——培根 知识能塑造人的性格！ 2、相关知识 法学知识： 如：宪法、民法、刑法、婚姻法、刑诉、行政法、经济学等；企业单位的秘书人员还应懂得企业法，中外合资企业法、公司法、保险法等。 经济学知识： 政治经济学、经济学原理、国民经济管理等宏观经济基础理论外，还要学习部门经济学、企业管理学知识，包括财政学、金融学、统计学、会计学、价格学、市场营销及国际金融、国际贸易等知识。 社会学知识 心理学知识： 普通心理学、领导心理学、秘书心理学、管理心理学、社会心理学等。 计算机及办公自动化知识、技能。 3、业务知识 行业业务知识： 例如：工矿企业的秘书，必须了解本行业的组织机构、生产设施、工艺流程、国有资产、流动资金、原材料、能源、动力；职工的技术水平、工种分布；科技人员、管理人员的专业与分工；产品的产量、质量、销售、市场及其动向；工艺和科技的发展方向以及成本、利润、工资福利、规章制度等。 机关业务知识： 以政府机关的秘书为例，必须了解机关的机构设置，职权范围和隶属关系，以及诸如财政、税务、工商、农业、计划、人事、劳动等业务职能部门的职责分工与业务范围。 办公室业务知识： ①机构设置、内部分工、部门职能、人员编制； ②工作任务、工作程序、工作制度、工作手续； ③办公设备的使用知识； ④办公场所的布局、布置等知识。 4、专业知识 管理学知识 秘书学知识 文书学知识 文书的性质和作用，文书的种类格式及 行文原则；公文处理的程序与要求；文书的立卷与归档等。 档案学知识 写作知识：基础写作、公文写作、司法文书写作等。 公共关系学知识 主要了解公关的性质、特征、职能；公关的原则，公关活动的内容与程序以及秘书应具有的公关意识以及秘书开展公关工作的内容与要求。 二、秘书的基本能力 1.表达能力 2.办事能力 3.管理能力 4.应变能力 5.社交能力 6.操作能力 表达能力 1.文字表达能力 2.口头表达能力 3.身势表达能力 （一）表达能力 1、文字表达能力（书面表达） ：诸如：请示报告、通知、通报、会议纪要、计划、总结、调查报告、公函等。 （一）表达能力 2、口头表达能力：即运用口语表达事物、事理的能力。秘书经常向领导口头汇报工作、回答问题、提出建议或代表领导传达旨意、或去基层协调沟通、调查研究。 （一）表达能力 3、身势表达能力:即人们利用身体各部位的动作及脸部表情、眼神等的表达能力。正确的手势、恰当而丰富生动的表情，有助于口头表达，这已为人共知。 （二）办事能力 1、熟悉职权范围 2、知晓办事渠道 3、熟悉办事程序 4、了解有关业务 5、区分轻重缓急（总要求） “办文、办会、办事” 被称为秘书的三大任务。 下面几个案例请同学们分析 案例 某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无礼信函，于是，董事长把秘书叫来，要他速记下回信的大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那么秘书应采取何种态度？四个答案： 1.“是的！遵命。”这么说着，立刻走出办公室，去打字，投邮。 2.认为这项在董事长盛怒下所作的决定，对公司、对董事长本身都没有好处，倒不如自作主张，把这封信“压下来”，不必去打字，更谈不上投邮。 3.“董事长，何必为了一时之气，得罪往来已久的代理商呢？请您三思啊！”向董事长提出这样的建议。 4.当天傍晚或经过一段时间董事长息怒后，将打好的信件，递给他过目，并说：“您觉得这样可以寄出去吗？” 最恰当的做法是4. 1是对董事长命令的绝对忠实与服从，有何不可？不经考虑而盲目忠实和服从，不够资格当个好秘书。 2是为公司和董事长个人利益着想，秘书又是董事长的协助者，有何不可？逾越了秘书的权限，不妥当。 作为董事长的协助者，3的反应也很自然，但同样属于越权，因为干预了公司的决策。 选4的理由：因为董事长也是人，也有怒不可遏的时候，在怒气消退后，自然会冷静思考问题，这时“您觉得这样可以寄出去吗”的言辞正好提醒他谨慎地再做一次决定