第二部分填写各类记录表单的意义.ppt

第一部分 各岗位应填写哪些记录表单 第二部分 填写各类记录表单的意义 第三部分 各项记录表单的主要内容 第四部分 如何填写作业表单及易出错项分析 第五部分 记录表单的保存、销毁 第一部分 各岗位应填写哪些记录表单 第二部分 填写各类记录表单的意义 完成物业服务承诺的证据 规范管理的方法 第三部分 各项记录表单的主要内容 1、门岗： 《外来人员登记表》 《物品放行登记表》 《物品放行条》 2、巡逻岗： 《治安巡逻情况登记表》 《治安巡逻签到表》 3、车辆出入口岗： 《外来人员登记表》 《车辆进场登记表》 《车辆出场登记表》 《小区业主机动车辆台帐》 《地下停车库车辆停放情况登记表》 4、监控岗 《监控中心值班记录表》 5、其它表格： 《交接班记录表》 《火警火灾事故报告表》 第四部分 如何填写表单及易出错项分析 1、如何填写表单 2、易出错项分析 3、以往记录填写案例案例 1、记录表单填写的原则： 记录填写要及时,真实,内容完整,字迹清晰,不得随意涂改,若因某种原因不能填写的项目,应说明理由。并将该项目用单杠划去,相关人员签名,不允许空白 各类记录表单必须按时正确逐项填写,签名必须用全名。 填写错误时,只能划改,并在划改处圈出,旁注划改人,用单杠划去原数据/文字,盖或签上更改人的章或姓名,日期。 2、易出错项分析： 记录填写不完整 记录时间填写不明确 记录内容表述不明确 记录内容与现实不符 记录的问题没有处理和跟踪 记录无管理人员的审核签字 记录表格缺失、保管不善 3、以往记录填写案例 检查地点：南京**管理处 检查时间：2006年5月11午8：30-下午5：30 查安防类的安防巡逻管理：按照安防巡逻管理规程的要求小区内至少有2条巡逻路线，巡逻间隔时间不超过60分钟；安防员对小区内的车辆、可疑人员、小区内物品乱堆放等情况及时发现，及时处理，处理不了的及时上报直接上级进行处理。5月11日上午了解到小区内有2条的巡逻路线，分别于10点25分查3#楼1单元东侧的签到记录，却出现10点43分的签到情况；10点30分查18#楼1单元东 的签到情况已经有10点50的签到情况；10点37分20#楼西侧的签到箱的签到情况出现10点56分的签到情况。记录不真实 检查地点：*** 检查时间：2006年4月13日、14日 巡逻岗：１４日１０：３０查２#、４#间巡逻岗安防员《治安巡逻记录表》填写情况。该巡逻岗已将１４日全天、１５日早班的“缺勤人员”栏中填写为：无。在“突发事件”栏中填写：无。查帝１巡逻岗，近有《交接班记录表》，无巡查记录。问值勤安防员，回答：前几天〈治安巡逻记录表〉填完后，到监控中心领错了表。 检查地点：**管理处 检查时间：2006年9月10日 检查安防档案管理：安防部档案管理非常混乱，存放没有顺序，以往记录丢失、破损严重。 第五部分 记录表单的保存、销毁 记录经由主管领导审核后存档，一般要求每周至少存档一次。 各项目把所有记录分类,按日期顺序整理好,存放于干燥,通风的地方.所有记录保持清洁,按规定期限保存记录 对电子媒体形式的重要记录,要做好备份保存。 超过保存期的记录, 经公司负责人批准后销毁。 培训内容 《火警火灾事故报告表》…… 其它 5 《监控中心值班记录表》《交接班记录表》 监控岗 4 《外来人员登记表》《车辆进场登记表》 《车辆出场登记表》《小区业主机动车辆台帐》《地下停车库车辆停放情况登记表》《交接班记录表》 车辆出入口岗 3 《治安巡逻情况登记表》《治安巡逻签到表》《交接班记录表》 巡逻岗 2 《外来人员登记表》、《物品放行登记表》 《物品放行条》 《交接班记录表》 门岗 1 记录名称 岗位 序号 返回 返回