货运代理海外操作部培训资料SOP.doc

海外部SOP手册 目录 一、 工作规范 3 1. 邮件 3 2. 快件 3 3. 电话 3 4. 文件资料 3 5. 核销单管理 3 二、 日常工作 3 三、 操作流程及规范 3 1. New Booking订舱 3 2. 放舱 3 3. 拖车 3 4. 入仓 3 5. 报关 3 6. 录入系统 3 7. Pre-Alert通知 3 8. 文件 3 9. Shipping Advice 3 10. 收款、付款 3 11. 签单，放单 3 12. 追踪货物 3 13. 交单 3 14. 整理资料 3 四、 报价标准 3 五、 风险控制 3 工作规范 邮件 新建EMAIL格式：OUTLOOK——工具——选项——撰写——邮件：10pt Verdana 邮件签名设置如下 Yours Sincerely Name --------------------------------- Hunicorn Freight Service Co.,Ltd. Tel : Mob : Fax : MSN : SKYPE: 一封邮件将该说的、必须解决的问题一次解决，想在客户前面 收到邮件需要及时回复，如果暂时无法处理的，应在邮件后标注小红旗。 抄送相关人员。 邮件要有主题，便于以后查找。 快件 寄快件 一般国内快递找顺丰，有月结协议（对于同行到付，直客预付）。每天上午11.00-11.30（上午要寄件的，请注意这个时间段，否则就赶不上上午的寄件了）和下午下班前会来收两次件。国外快递一般找TNT，合同号：60535，收件时先付款，在快递单上写上工作号，再去财务报销。（有时候也帮客人用DHL 寄件，账号：601519820 ，有8折优惠） 海外代理出正本提单的，快递费由代理承担，我们预付，将快递费开进账单。工厂的一般由我们做预付。寄出的快件，将快递号发给收件人并且在JOB SHEET上写上快递号以及日期，以便跟踪。 收快件 收到快件时，签收人要第一时间把快递单交给快递单上的收件人，若收件人不在，先代签收并妥善保管，待收件人在时当面交接。若收件人请假的，打开快件，若是发票和提单，作登记以后第一时间交财务，并知会收件人。 电话 座位上电话响，需尽快接听。 如果人员离开，其他同事应主动代为接听，（*72# 抢接电话）并将电话内容记录在便签纸上及时转告相应同事。 文件资料 正在操作的文件需整齐排列在桌面，以便查找。 每一项操作的内容需及时记录在 JOB SHEET上。 一个季度整理一次已经结束的单，用订书机订起来，按工作号排列存放在指定文件柜里。 核销单管理 自己用专门的本子记录核销单抬头、核销单号、报关行、开船日期、退回核销单日期、寄送日期、快递号等信息。 日常工作 每天来了先安排当日比较急的付款（上午10:30之前，下午14:00之前向财务JOE 报付款,邮件或者MSN,写明工作号，收款方，付款金额，注意要与系统里录入的金额进行核对） 操作流程及规范 New Booking订舱 如果是代理下过来的格式就用他们的，如果是还没收到代理的邮件，先收到客人的BOOKING，就用下面的格式发给代理确认。 Subject: new bkg.-SHIPPER/CNEE/起运港-目的港/柜型/柜量 Received booking as below: SHPR: CNEE: NOTIFY PARTY: POL: POD: VOL: TERMS: Goods will be ready on . The best rate we have is: USD by carrier： Valid to . Pls check and advise which service to use. Waiting for your revert to make further arrangement. 确认SHIPPER、CONGIGNEE、NOTIFY PART、船期、起运港、目的港，柜型，柜量，品名（是否危险品，是否在我们合约允许的品名范围内）、重量（是否重柜）、价格等资料是否正确，还应注意客户是否有其他特殊要求，比如目的港免堆存免柜租的要求，比如是否对集装箱柜子有特殊要求等等。 根据各订舱公司的要求相应订舱。订舱时要注意所用的订舱合约号、客户资料的必威体育官网网址，一些客户必威体育官网网址的资料要慎重给到订舱公司，并及时确认舱位和放舱时间，尤其在舱位紧张的情况下，一定要追紧放舱。船公司一般是船开前七天放舱。 如果遇到舱位有问题或缺柜的情况，建议客户改其他船东。 不同船公司不同柜型对重量、体积的规定，见《海外部报价表》 不同船东订舱，见《海外部订舱SOP》 按照代理区分文件夹，子文件夹按照灏东工作号建立，需将H B/L、M B/L、D/N、扫描件等文件统一放入，如